AVS Kalendārs darbam ar klientiem un firmas vadībā

Ievads.

AVS Kalendārs (CRM) ir liels Uzņēmuma (struktūrvienības, projekta...) vadītāja darba pastiprinātājs un paātrinātājs. Tas ir labs laika un nervu taupības līdzeklis. Kalendārs ir būtiska Automatizētās Vadības sistēmas (AVS) daļa.

AVS Kalendārs (Programma) ir datu bāžu vadības sistēma, kas savāc, uzkrāj, pārstrādā un izmanot informāciju, lai izmantojot vadības atgriezeniskās saites un informācijas kanālus organizētu materiālās plūsmas, enerģētiskos resursus, finanses, darba un citus resursus, lai saražotu pēc iespējas vairāk preču un pakalpojumu ar mazākiem patēriņiem. Visos laikos, ne tika datoru laikmetā visu izšķīra spēja strādāt ar informāciju. Lai kāda problēma ekonomikā, politika un arī garīgajā dzīvē nerastos, tam par iemeslu ir neinformētība, nespēja strādāt ar informāciju. Datoru iegāde vēl neko neatrisina. Paanalizējiet pēdējo laiku radušās problēmas, un jūs piekritīsiet, ka nezinājāt, nepaspējāt (savākt apstrādāt un izmantot informāciju), aizmirsāt, kļūdījāties. Tās visas ir informācijas problēmas.

Bieži vien sastopam uzņēmumu vadītājus, it sevišķi vecākus cilvēkus, kuri nelieto datorus un visu informācijas darbu uzdot gadus jaunākiem. Ziņu lasīšana sociālajos portālos un elektronisko vēstuļu sūtīšana – saņemšana vēl nav labs darbs ar informāciju. Arī piezīmju kalendāri ir labāki par pierakstiem uz cigarešu paciņām, bet nav tas. Šī informācija pazūd, nav izmantojama komandā un ātri noveco. Tas neļauj efektīvi vadīt procesus, kuros konkurences un zinātniski tehniskā procesa rezultātā arvien paātrinās.

Tā lūk, vadītājs apbruņots ar “papīra” piezīmju kalendāru sāk arvien ātrāk skraidīt, arvien biežāk rīkot “plānošanas”, patērē arvien vairāk garīgās enerģijas komandas vadībā, kļūst nervozs. Un tomēr neko nespēj laikā padarīt. Ja pareizi organizē informāciju firmā, izrādās vadības darbam jātērē mazāk spēka. Izrādās, ka mazāk jābraukā ar auto, mazāk jārīko dārgu un neefektīvas “plānošanas”, “piecas minūtes”. Var taču apmainīties ar kolēģiem, klientiem ar informāciju elektroniski. Un tūlīt pat veikt vadības iedarbes, ja tādas vajadzīgas avāriju un citu problēmu gadījumā. Gandrīz bez maskas ir pieejams lieliska informācijas vide Internet. Atliek tikai izveidot firmas AVS (Automatizēto Vadības Sistēmu)

Tieši uzņēmumu vadītājiem, pirmkārt jums tiek adresēta AVS pirmā kārta. Tā ir samēra vienkārša. Tiem uzņēmumiem, kas lieto mūsu Noliktavas programmu, lielākā darba daļa jau ir paveikta. Ir klientu, darbinieku saraksti, viņu kontakti, preču saraksti cenu un atlaižu iespējas. Atliek tikai apgūt programmu Kalendārs. Kalendāram jāstrādā visos firmas datoros. Ja tas notiks, komandas dzīve izmanīsies būtiski. Lai gan, tas ir tikai par 50% atkarīgs no Programmas. Otra panākumu puse slēpjas uzņēmuma gribā, sapratnē un vadības attieksmē pret vissvarīgāko biznesā – pret darbu ar informāciju.

1. Organizatoriskie pasākumi.

Att.1

Viss kas nepieciešams labam darbam ar klientiem un firmas vadībai ir AVS Noliktavas un Kalendāra programmai, kas ir divas programmas, kas strādā ar vienu datu bāzi. No programmas lietotāja kompetences līmeņa ir atkarīgs, ar kādām programmām viņam ir tiesības strādāt/ Galvenajam grāmatvedim vēl būs Bilances un Algas programmu ikoniņas, ražošanas vadītājam Ražošanas un Kadru programmas darbības iespējas. Bet visiem, it sevišķi mārketinga darbiniekiem jābūt Noliktavas un Kalendāra programmu darbības iespējām. Tāpat ka firmas vadītāju piekļuves paroles noteikti dot iespēju strādāt ar Noliktavu un Kalendāru.

Ar katru no programmām var strādāt arī atsevišķi, bet lielāka vadības efektivitāte rodas tieši tad, kad savstarpēji strādā materiālu plūsmu vadības programma Noliktava un informācijas plūsmu vadības programma Kalendārs. Palaižot AVS

Uzņēmuma sistēmas administrators, piešķirot paroles AVS lietotājiem, ievēro to, ka ne katram ir tiesības veidot noliktavas dokumentus – ieejošās, izejošās pavadzīmes, norakstīšanas, inventarizācijas aktus un citus – to dara un atbild par materiāliem noliktavu pārziņi. Pārdošanas menedžeri un mārketinga darbiniekiem parasti ir atļauts raksit rēķinus, citreiz arī pavadzīmes. Pirms veidot AVS tas viss ir jānoskaidro un jāiestrādā darba instrukcijās. AVS pieļauj realizēt jebkuru informācijas plūsmu kārtību un tradīcijas uzņēmumā. Tiem, kas aktīvi strādā AVS – rīko tikšanās, preču prezentāciju , atrod jaunus klientus un izejmateriālus, obligāti jāstrādā vienlaicīgi ar 2 programmām – Noliktavu un Kalendāru. Tas notiek sekojoši, skatīt klipu Parādītajā klipā bija redzams, kā tiek palaistas un izmēģinātas Noliktavas un Kalendāra programmas.

2. Kalendāra kopskats

Vairāk pievērsīsimies Kalendāra aprakstam, jo pilns Noliktavas programmas apraksts ir atrodams šeit.

Att.2

Kad tiek palaista Kalendāra programma, tajā kalendārs tiek atvērts ar 7 nedēļas dienām. Parasti ar tādu skatu arī lieto šo programmu. Ja kādā lielāka firmā notikumu dienā ir ļoti daudz, tad mērķtiecīgi kādu dienu atvērt atsevišķi, izvēloties pogu Diena ekrāna lejas daļā.

Attēlā 2 ir redzami dažādi krāsoti taisnstūri, kuri apzīmē notikumu. Notikums ir apzīmēts ar atbildīgā cilvēka uzvārdu un klienta (firmas) nosaukumu, sakarā ar kuru ir notikums. Aqua krāsas notikums ir veiksmīgi, ar kaut kādu rezultātu beidzies notikums, vai nu notikumā paredzētie darbi (pārdošana, prezentācija, sapulce, tikšanās) ir pārcelti uz citu laiku. Zaļš lauciņš nozīmē, ka viena laikā (piemērā 15:00-15:30) ir ieplānoti 2 notikumi. Oranžā krāsā kalendāra atzīmēti atsevišķi notikumi, kuriem jāpievērš sevišķa uzmanība. Dzeltenā krāsā izkrāsoti notikumi norāda uz to, ka tajos paredzēti pasākumi nav savlaicīgi pabeigti, iegūti vēlamie rezultāti, arī negatīvi. Vienkārši šie notikumi ir “piemirsušies. Bez vairākiem, ar oranžu krāsu marķētiem notikumiem, var būt speciāli marķēti ļoti svarīgi, problemātiski notikumi uzņēmuma dzīvē. Tādējādi, ar sarkanu krāsu marķētus notikumus veido firmas vadītāji, vai darbinieki, kuri grib vērst komandas uzmanību uz viņa darbā radušos problēmu. Piemērā att.2 15.01.2014 8:00.

Uzņēmuma vadītajam, arī citiem komandas locekļiem, ir redzama pilnīga firmas notikumu un to rezultātu bilde. It sevišķi efektīgi darbs ar informāciju notiek, ja visi strādā vienotā sistēmā. Šķiet, ka uzņēmumā ir ļoti maz informācijas, kas patiesi ir slepena un pieejama tikai dažiem no vadības. Slepena informācija ir mirusi informācijas. Par to konkrēti un tēlaini izteicās kibernētikas pamatlicējs Norberts Vīners. “Slēgta informācijas sistēma degradē”. “Lielākais atombumbas noslēpums bija ļoti publisks – to var izveidot. Pārējais bija laika jautājums... “. Firmas tik daudz enerģijas tērē noslēpumu slēpšanai, ka nav laika izgudrot kaut ko jaunu. Labāk vienmēr izgudrot kaut ko jaunu un jūs vienmēr būsiet priekšā konkurentiem. Tie, kas “atgremo” kaut kā iegūtus noslēpumus vienmēr atpaliks no atvērtām informācijas sistēmām. Iesakām palasīt klasiķi, un ne tikai viņu, Internetā par informācijas lomu uzņemējdarbībā un dzīvē vispār.

Nostājušies uz “demokrātiskiem” un informācijas brīvas aprites principiem, turpinām AVS izpēti. Pie kam, atzīmējam, ka AVS nav gluži pilnīgi atvērta sistēma. To firmas ietvaros regulē paroļu un piekļuves līmeņu sistēma, kas aprakstīta citās AVS sadaļās, kuru zina esošo AVS sistēmas administratori. Neskatoties uz to, ka sistēma ir pieejam no jebkura datora Internet, to šajā ziņā glabā IP adreses kods, vēl vien lietotāja vārds un parole. Tomēr firmas ietvaros nav nekas slikts, ka visi AVS lietotāji redz, kas notiek (att.2).

Att2 ir parādīta drīzāk “ekstremāla” nedēļa, kad lielai daļai notikumu ir speciāls, sevišķu uzmanību prasošs marķējums. Varbūt, ka kādā firmā viss tā arī notiek, “ekstremāli”. Tad, kad nedēļa paiet, tai ir jāizskatās apmēram tā

Att. 3

Attēlā ir redzams, ka visiem notikumiem ir bijis rezultāts. Aqua marķējums uz to norāda, ka nekas iepriekšējā nedēļā (nedēļās, mēnešos, gados) nav aizmirsts.

2.1. Notikums

Notikums (kontakts) AVS izpratnē ir kaut kāda darbība, kurai jānotiek kaut kādā laikā saistībā ar kādu uzņēmumu, fizisko personu vai ar kādu no savas firmas darbiniekiem. Piemērā tiek izmantoti sekojoši notikuma parametri:

Att.4

Ir jāatzīmē, ka te, un arī turpmāk redzamie kontaktu parametri ir DEMO variants. Katra firma, kad sāk lietot AVS, izprojektē savus, savām vajadzībām piemērotus parametrus. Projektējot kontaktu veidu un kontaktu rezultātu klasifikatorus ir jāievēro to, ka klasifikatorus nav vēlams laika gaitā mainīt vai dzēst, jo atskaites par AVS darbu pazudīs notikumu klasifikācija. Kontaktu veidu un rezultātu klasifikatorus var papildināt. Tomēr nav mērķtiecīgi veidot garus, dublējošus kontaktu veidu un rezultātu sarakstus, kas apgrūtinās to izmantošanu. Šo klasifikatoru izstrādei jāziedo laiks, jāpiesaista visu struktūrvienību darbiniekus, lai klasifikatori būtu gan kompakti, gan pietiekami.

Par struktūrvienību klasifikatoru nav jādomā, šajā sarakstā parādās AVS Noliktavas programmā ievadīto, jau darbojošos struktūrvienību nosaukumi.

Firmas darbinieku, klientu (juridisko un fizisko personu), preču un pakalpojumu klasifikatori tāpat tiek ievadīti Noliktavas programmā. Pamata informāciju par šiem klasifikatoriem ir mērķtiecīgi ievadīt Noliktavas programmā, jo to dara, par to atbild kompetenti firmas speciālisti veicot darbu ar precēm, klientiem tieši noliktavas programmā.

Svarīga piezīme: Lai gan pa kreisi redzamās tabulās klasifikatori ir vienkārši un pašsaprotami, Uzņēmumā ir jāvienojas par to, kā šie klasifikatori ir veidojami un uzturami. Nav prātīgi taisīt garus kontakta veidu vai kontakta rezultātu klasifikatorus. Nav pareizi katram, kas lieto Kalendāru ļaut bez apdomas pielikt kaut ko “savu”. Tad pārējiem Kalendāra lietotājiem klasifikatori kļūs neērti. Ja tomēr klasifikators ir jāpapildina, par to lemj kolektīvi, kādā no sapulcēm.

Ir jāievēro, ka ļoti nepareizi dzēst kādu pozīciju klasifikatorā, jo skatoties atskaites lielākā laika diapazonā kādi agrākiem notikumiem nerādīsies vispār, vai būs redzami nesaprotami. Kontaktu rezultātu un veidu nosaukumus var nedaudz pamainīt, nemainot notikuma jēgu. Pēc speciāla pasūtījuma ir iespējama atsevišķu klasifikatoru apvienošana.

Notikuma kartiņa

Att.5

Ja uzklikšķina uz notikuma ailīti, atveras notikuma kartiņa. Tajā ir redzams, ka kontakts ar klientu notika 03.02.14 no 08:00 līdz 8:30. Te ir jāpiezīmē, ka notikums var ilgt īsāku, vai garāku laiku. Pagaidām CRM norādītais laika diapazons nozīmē notikuma sākuma laika diapazonu. Kaut kāda darbība - piemēram tehnikas apkalpošana var notikt dienu un divas. Ja mēs mēģinātu parādīt, “aizņemt” ar šo darbību visu dienu, tad pārējie notikumi būtu aizsegti un zustu uzskaitamība.

Kartiņā vēl ir redzami, klienta nosaukums, klienta kontaktpersona, adrese, kur notiek darbība, arī pie notikuma piestiprināts fails no datora Bbtests.

Attēlā ir redzams, ka notikumam ir rezultāts -rēķins izrakstīts. Pie notikuma var pievienot neierobežota lieluma piezīmi speciālā laukā. Tomēr lielākus tekstus, arī grafisku un mediju failus pie notikuma labāk “Piestiprināt” ar taustiņa “Pielikt” palīdzību.

2.2. Notikumu kopēšana.

Kartiņas notikuma kartiņas kopēšanas iespējas Ja kāds ieplānotais notikumam nav pozitīva rezultāta, ir iespējams to novirzīt uz tālāku laiku.

Att. 6

Notikumu arī var iekopēt uz katras nedēļas konkrētu dienu (dienām – otrdienu, ...piektdienu...) līdz konkrētam notikuma beigu datumam, kad notikums vairs nav aktuāls. Tā, piemēram, var ieplānot uz visu gadu Uzņēmuma tekošo plānu apspriešanas sapulces katras trešdienas pēcpusdienā (vai citā dienā). Visi, kas lietos kalendāru to redzes, tas būs atgādinājums par regulārām sapulcēm. Plānojot savus notikumus, Uzņēmuma darbiniekiem būs redzams, kad ir jābūt sapulcē, kad nedrīkst neko citu plānot. Piemērā pa kreisi ir redzams, ka līdz 2014. gada ar kopēšanas metodi ir ieplānoti notikumi (sapulces) ik trešdienu 16:00.

Att.7

Kopēt notikumus uz katra mēneša konkrētu datumu (datumiem) ir lietderīgi, ja negrib aizmirst, ka regulāri jāiesniedz atskaites VID. Tāpat var būt kaut kādi lieli pasākumi, plāni, kuru izpildi vajag kontrolēt katru mēnesi kaut kādā Uzņēmuma noteiktā datumā. Tad tāda kopēšana neļaus aizmirst arī tādu lielu plānus un ilgam laikam paredzētos notikumus.

Att.8

Mēdz būt arī tādi notikumi, kuri jāatceras katra gada konkrētā datumā. Pirmais, kas ienāk prātā ir kolēģu apsveikšana dzimšanas dienā, Uzņēmuma dibināšanas gadadienas, kas bieži vien aizmirstas, ja kāds cilvēks speciāli nerūpējas par to. Tāpat ik gadu jāsniedz gada bilances un ieņēmumu – izdevumu aprēķini, citas ik gada atskaites, par kurām var aizmirst, ja nelieto Kalendāru. Nav lieki atgādināt, ka sevišķi svarīgas lietas, iespējams, ka tās, kas notiek vienu reizi gadā, var iekrāsot ar speciālu marķieri, par ko bija runāts iepriekš Papildus aprakstītājām krāsām var izvēlēties arī citas iespējamās krāsas.

2.3. Notikuma piezīme.

Att.9

Attēlā pa kreisi ir redzams, ka katram notikumam var pielikt neformālu piezīmi, kurā var ierakstīt “atmiņai” darījuma neklasificējamu informāciju. Piemērā, redzams, ka ir jāveic vienreizējs maksājums par elektrību, norādīti skaitītāja rādījumi, bankas rekvizīti, cena un summa. Ja šie maksājumi jāveic regulāri, tad tam kalpo citas AVS sadaļas – Noliktavas, Īres uzskaites programmas, kuras veic šos maksājumus regulāri ar mazāku vai lielāku automatizācijas pakāpi. Tad tādas piezīmes nav jāveido. Piezīmes parasti tiek pielietotas, kad tiek gatavots kāds darījums, notiek pirms līguma slēgšanas sarunas. Šī ir vieta, kurā pieraksta līgumslēdzēju pušu piezīmes, papildinājumi līgumam, ka arī tiek atzīmētas personas, kas papildus norādītai un no datu bāze izvēlētai (skatīt šeit ) tiek atzīmētas citas amatpersonas, kas piedalās, piemēram pirms līguma slēgšanas sarunās. Tepat var atzīmēt šo personu tālruņus, e-mail un citus rekvizītus.

Ir jāatzīmē, ka kopējot notikumus uz priekšu, piezīmes arī tiek kopētas, tās var “pieaudzēt” ar jauniem faktiem. Tas palielina notikuma informācijas kapacitāti. Arī pēc gadiem, ieskatoties notikuma kartiņā, vienmēr var redzēt darījum vēsturi caur notikuma piezīmju lauku.

2.4. Notikuma pielikumi.

Tomēr notikuma lauks nav pietiekošs, lai ar to aprakstītu visu ar notikumu saistītu informāciju. Bieži vien ir nepieciešams pie notikuma atcerēties kaut kādus dokumentus, likumus, attēlus, mājas lapas un citu Internet esošo informāciju. Šeit var redzēt, kā pie notikuma tiek piestiprināti gan datora, gan datoru tīkla un internet resursi . Tad, kad paveikts liels darbs un pie notikuma pielikti 4 resursi, tos izsaukt, redzēt un izmantot var jebkurā laikā.

Att.10

Piemēra notikumam bija pielikti (Attach) līgums PDF formātā, Notikuma vieta Google MAPS sistēmā, kur iespējams arī redzēt arī adreses foto un apkārtējos objektus. Notikumam tika pielikts arī video no YouTube, kas ir kļuvis ļoti populārs videoinformācijas izvietošanas resurss, kā arī pašu uzņemta fotogrāfija Rīgas ostā. Tos izsaukt var vienkārši uzklikšķinot uz pasvītrota vārda, piemēram Līgums

Kopējot notikumus, norādes uz pielikumiem parasti kopējas. Katrā notikuma kopijā var pielikt jaunus pielikumus un un nodzēst nevajadzīgos. Uzklikšķinot uz norādi, Kalendārs nodod komandas datora Windows, kas savukārt izmanto failu paplašinājumu iestatījumus, palaiž vienu vai otru programmu, lai parādītu notikumam pielikto informāciju.

Tādējādi notikumam var pielikt visus datora un Internet resursus, kas padara Kalendāra informācijas iespējas neierobežotas šodienas tehnikas ietvaros.

3. Filtri

Tomēr Kalendāra galvenais mērķis ir nevis ievadīt informāciju un veidot dažādus dokumentu, bet gan izmantot informāciju Uzņēmuma vadībā. Tam kalpo atskaites un dažādi informācijas skatīšanas veidi. Vien no tiem, visvienkāršākais ir Filtri, ko uzliek uz ekrāna redzamo informāciju. Filtru uzstādīšanas interfeiss ir redzams ekrāna kreisajā augšējā malā.

Att.11

Attēlā ir redzams, ka filtru var uzlikt uz konkrētu klient, Kontakta veidu, Mūsu darbinieku, struktūrvienību un Kontakta rezultātu griezumos. Tas nozīmē, ka uz ekrāna rādāmo notikumu skaits samazinās, uzliekt attiecīgu filtru. No klipa redzams kā filtri tiek uzlikti un noņemti. Sevišķi vērtīgi uzņēmuma vadītājiem filtri par Uzņēmuma darbinieku un struktūrvienības notikumiem. Tādējādi var redzēt operatīvo informāciju par darbinieku un struktūrvienību noslogojumu. Arī katrs no Uzņēmuma darbiniekiem, uzliekot attiecīgo filtru var redzēt tikai savu notikumu plānu un izpildes un darbu izpildes stāvokli. Ņemot vērā, ka tas viss ir sasniedzams un redzams Internet, šajā ziņā tas kļūst arī ļoti par ļoti ērtu vadības un paš rganizācijas instrumentu Uzņemumā.

4. Atskaites.

Filtri tiek izmantoti kā operatīvās informācijas instruments un tie neapmierina smalkākai notikumu analīzei Uzņēmumā. Ar filtriem, piemēram nevar ierobežot skatāmās informācijas laika diapazonu un nevar informāciju par notikumiem izdrukāt, vai nosūtīt EXCEL. Tieši tam arī domāta Programmas atskaišu sistēma.

Att.12

Kad vēlās saņemt atskaites, vispirms tiiek piedāvāts ievadīt laika periodu, par kuru vēlas redzēt atskaiti (Laikā no... ... Līdz). Zemāk parādās ekrāna forma, karā līdzīgi, ka filtros var uzlikt atskaites parametrus – Klients, Struktūrvienība, Mūsu darbinieks, Kontakta veids un kontakta rezultāts. Papildus šiem filtriem var noteikt to, par kādā teritorijā esošiem klientiem mūs interesē informācija, kā arī par kādai nozarei piederošiem klientiem vajadzīga informācija. Papildus tam, atķeksējot attiecīgās rūtiņas var pieprasīt tikai tos notikumus, kuriem nav bijuši rezultāti. Te parādīsies nokavēti (dzelteni iekrāsoti) notikumi par visu pieprasīto periodu. Programmas lietotājam ir iespējams pieprasīt atskaiti ar dokumentu sarakstu par katru no notikumiem, kā arī pieprasīt, lai atskaitē parādās komentāri, kas tika pierakstīti pie katra notikuma.

Attēlā ir redzams, ka atskaites var saņemt faila veidā, vai arī saraksta veidā, kurā jebkuru notikumu var “atvērt”, paskatīties, palabot vai kopēt uz tālāku laiku. Jebkurā no atskaites sarakstā parādītajiem notikumiem var palaist Noliktavas programmu un paskatīties notikumam piestiprinātos grāmatvedības dokumentus. Šī atskaites izvēlne ir ļoti laba notikumu revīzijai, jo te parādās ne tikai notikumu saraksts, bet arī iespēja ievadīt notikuma rezultātus. Tādējādi var pārbaudīt, neizpildītos darbus un, pārceļot tos uz turpmāko laiku, tomēr nepazaudēt kontroli par darbu izpildi uzņēmumā.

Saraksta veida atskaites veidojamas līdzīgā vaidā. Atskaite, kas tika izveidota iepriekš aprakstītajā veidā, ir saglabājama kā Word, Excel vai Internet veidā (HTML). Tātad ar atskaiti vēl var strādāt tālāk, sakārtot to citādā veidā, publicēt sava WEB (Mājas lapā). Demonstrācijā tika parādīts, ka atskaiti var saglabāt arī PDF formātā. Atskaites galvenais uzdevums ir ne veidi, kā tā tiek parādīta, bet gan tā ir informācija Uzņēmuma darbiniekiem svarīgu vadības uzdevumu pildīšanā. Ņemot vērā to, ka atskaites pieprasījumā var uzlikt daudzus filtru variantus, informācija, ko var saņemt no Programmas arī ir ļoti daudzveidīga. Ir zināms, ka vadības objekta (Uzņēmuma) daudzveidību un dinamisku parametru maiņu, veiksmīgi var vadīt vadīt ar pareizas informācijas palīdzību, kuras apjoms ir lielāks par objekta sarežģītību. Tādēļ Programmai CRM un tās atskaišu sistēmai ir svarīga loma uzņēmuma vadībā,

5. Citas iespējas.

5.1. Informācijas apmaiņa ar AVS grāmatvedības sistēmu.

Programmas aprakstā tika parādīts, ka CRM strādā OnLine ar Noliktavu, tātad arī ar visu grāmatvedības sistēmu. Ja kopā ar CRM palaista AVS Noliktava, tad jauni klienti tiek vadīti uzreiz galvenajā datu bāzē. Ja kaut kādu iemeslu pēc Programma CRM ir bijusi “atrauta” no Noliktavas, tad jauni klienti tiek vadīti CRM pagaidu datu bāzē. Tiem tiek piešķirti kodi ar – zīmi, kas ir redzams, piemēram juridisko personu sarakstā.

Att.13

Vēl saraksta lejas daļā ir redzams, ka Juridisko personu ierakstus var labot, dzēst un apvienot. Jā kādu laiku CRM programma ir pastrādājusi bez Noliktavas programmas, juridisko un fizisko personu sarakstu precizēšanai ir jāpalaiž datu migrāciju no Noliktavas uz CRM – Datu Imports, kas ir redzams Programmas vidusdaļā

Att.14

Ir jāiegaumē, ka tā ir ekskluzīva, šad un tad izmantojama funkcija. Tādēļ laikā kad tā strādā visiem ir jāiziet no CRM programmas.

Gadījumos, kad atrod, ka migrācijas rezultātā dažu klientu nosaukumi sarakstā

5.2. CRM palīglīdzekļu sadaļa:

Att.15

Ir jāpievērš uzmanība programma palīglīdzekļu sadaļai. Tajā ir dažas būtiskas ar Programmas darbību saistītas nostādnes:

Pirmkārt attēlā pa kreisi ir redzams Programmas darbības laiks, laika diapazons, kurā var ierakstīt notikumus. Parasti to iestata tā, kāds ir uzņēmuma, Programmas lietotājs. Attēlā pa kreisi ir redzams, ka notikumus var ierakstīt katru dienu no 8:00 līdz 19:00, ieskaitot brīvdienas. Tas nenozīmē, ka uzņēmumam ir nepārtraukts darba cikls, bet gan to, ka ir iespējama brīvdienu un darba dienu pārcelšana. Tāpat, piemēram, darbinieku dzimšanas un citas svinamas dienas, kas ir rakstāmas kalendārā, var iekrist sestdien vai svētdien.

Darba laika izmaiņu var veikt nospiežot taustiņu “Kopīgais darba laiks”

Att.16

5.2.1. Programmas darbības režīma izvēlne

Att.17

Attēla ir redzams, ka Kalendārs var strādāt ne tikai CRM, bet arī citos režīmos. Te ir redzami daži režīmu nosaukumi, kas saistīti ar uzņēmumiem, kuros strādā Programma specifiskā režīm, gan arī režīmu nosaukumi specifiskām vajadzībām – brokeriem, juristiem un citām vajadzībām. Šajā aprakstā nav detalizētu šo režīmu aprakstu. Ja tomēr uzņēmumu ieinteresēs kāds kāds no pieminētajiem režīmiem, tas var kļūt pieejams, kā arī smalkāka informācija par to. Strādājot CRM režīmā nav vēlams pāriet uz citu, jo zudīs daudzas CRM iespējas.

5.2.2 Automātiska e-mail sūtīšana Uzņēmuma klientiem

Att.18

Šī ir ļoti lietderīga funkcija, jo tā nodrošina automātisku elektroniskā pasta vēstuļu sūtīšanu visiem Uzņēmuma klientiem vai pēc izvēles. Attēlā pa kreisi ir redzams, ka Programmas lietotājs var:

1. Izvēlēties vēstuļu sūtīšanu CRM dalībnieku lokam. CRM var strādāt vairākos uzņēmumos (pie dažādām juridiskām personām). Tas ir aktuāli holdingiem, akciju sabiedrībām, kurās ir vairāki uzņēmumi. Pēc vienošanās katrs no uzņēmumiem drīkst nosūtīt savu informāciju (reklāmu, notikumu sarakstu) ne tikai saviem, bet arī citiem CRM lietotāju klientiem. Ja nav izvēlēts konkrēts, var panākt, ka sūtījumu nonāk visiem klientiem. Parasti CRM lieto viens uzņēmums.

2. Vēstuli var sūtīt vienam izvēlētam uzņēmumam. Tas atgādina variantu, kad AVS dokumenti PDF formātā tika sūtīti pēc katra rēķin (pavadzīmes, cita dokumenta) sagatavošanas.

3. Vēstuļu sūtīšanu var ierobežot ar Latvijas teritoriju. Ja vēstules saņēmēja adreses kartiņā ir ierakstīta izvēlēta Latvijas teritorija, tad klients saņems tieši šai teritorijai adresētās vēstules. Tas ir mērķtiecīgi tad, kad Uzņēmums nolēmis pastiprināt savu darbību tieši šajā teritorijā. Tas uzņēmuma mārketinga akcijas ar vēstuļu palīdzību varētu būt mērķētas tieši šai teritorijai. Zemā ir parādīta vieta Uzņēmuma kartiņā kur ievadāma šī informācija. To var ievadīt arī AVS Noliktavas programmā.

Att.19

4. Ja Uzņēmuma kartiņā tiek norādīts, kādā nozarē tas strādā, arī to var izmantot veicot mērķtiecīgas darbības. Piemēram, ja Uzņēmums ir izstrādājis jaunu produkciju konkrētai nozarei, tad sūtot informāciju par to var norādīt kādas nozares adresātiem ir jāsūta šī informācija.

5. Līdzīgi var sūtamo vēstuļu adresātus ierobežot ar uzņēmumu grupas izvēlni, ko var ievadīt Noliktavas programmā. Tās varētu būt pircēju, piegādātāju, pakalpojumu sniedzēju, valsts pārvaldes un citas uzņēmumu grupas.

6. Attēlā, kas ilustrē automātisku e-mail sūtīšanu ir redzama aile “SMTP serveris”. To iestāda uzņēmuma IT administrators, jo tas ir atkarīgs no tā, ka ir Uzņēmuma Internet piegādātājs.

7. Programmas lietotājs pie vēstules pielikt (Attach) jebkuru sava datora failu – reklāmas, instrukcija, apraksts, piedāvājums. Zemāk varētu būt vēstules nosaukums, kas redzams to saņemot (Subject). Vēl zemāk ir vieta konkrētam vēstules saturam, ar ko Uzņēmums vēršas pie vēstules saņēmēja.

Nospiežot taustiņu “Sūtīt” vēstule ātri tiek izsūtīta visiem adresātiem. Tā neatbilst Spam vai Skam pazīmēm, jo vēstulei ir darījuma raksturs. Uzņēmumam ir attiecības ar saviem klientiem, parasti tās ir līgum attiecīabs, kuras paredz informācijas apmaiņu. Tādēļ vēstules, lai cik daudz tās būtu ir pareizas un atbilst likumdošanas prasībām.

Noslēgums

AVS turpina pilnveidot Programmu CRM. Tagad tā ir palaižama Internet, ja uzstādīta uz Windows servera. Programma strādā attālinātās darba vietās, planšetdatoros un pat mobilajos telefonos, ja tajos ir iespējams RDP (attālināta darba vieta). AVS izstrādā CRM WEB aplikāciju, kurā, ievadot CRM lietotāja kodu katrs varēs strādāt ar saviem notikumiem – redzēt to, labot, papildināt. Tas ļaus ietaupīt neizmantojot dārgo Windows RDP tehnoloģiju, bet gan izmantot brīvu piekļūšanu savai WEB lappusei, kura izmantos CRM datu bāzes un iespējas.

AVS