Pasūtījumu programmas apraksts un darbības instrukcija
Ievads
Ievads
Pasūtījumu programma (Programma) tika izstrādāta ar mērķi automatizēt izejošo pavadzīmju veidošanu un izdruku, kā arī lai automatizētu sagādes funkcijas uzņēmumā. Programma strādā vienotā sistēmā ar Noliktavas un Ražošanas uzskaites programmām, pielieto kopīgus algoritmus, preču un uzņēmumu sarakstus. Pasūtījumu programma, it sevišķi pasūtījumu Realizācijai veido un kontē ļoti svarīgu Noliktavas programmas dokumentu. Tādēļ programmā ir jāstrādā ļoti rūpīgi, jo izmaiņas, ko veic Programmas operators būtiski ietekmē sistēmas darbību
Pasūtījumi sagādei arī ģenerē diezgan svarīgu dokumentu - oficiālu pasūtījumu, kuram ir juridiskas sekas. Tā piemēram, ja pasūtījums sagādei ir noformēts un nogādāts piegādātājam, un nav saņemts atteikums izpildīt šo pasūtījumu laikā un kvantitatīvi, programmas lietotājam ir tiesības saņemt pasūtītās preces un nedrīkst atteikties no sava pasūtījuma bez attaisnotiem iemesliem. Tādēļ arī šajā Programmas daļā ir jāstrādā ļoti rūpīgi.
Palaižot programmu< rodas iespeja izvēlēties vinu no divām funkcijām:
Programma pasūtījumu veidošanai realizācijai strādā tradicionālā maizes ceptuvju, konditorejas, kulinārijas un citu cehu stilā, kad iepriekšējā dienā tiek formēti pasūtījumi nākamai dienai. Parasti tiek aizpildīta tabula ar preču sarakstu pa horizontāli un pircēju sarakstu pa vertikāli. Tas arī tiek realizēts programmā, ja izvēlās Pasūtījumi realizācijai pēc Programmas palaišanas. Ja tāda izvēle ir notikusi, programmas lietotājam tiek piedāvāta tukša tabula, vispirms uzprasot datumu, uz kuru tiek veikti pasūtījumi.
Programmas parametrus var redzēt nospiežot taustiņu F10
Programmas lietotājs var pielietot tabulu ar kompaktā veidā, kad preču ir daudz un uz viena ekrāna grib redzēt pēc iespējas vairāk preču nosaukumu. Turklāt var izvēlēties, ka var meklēt preces kolonās - pēc nosaukuma (N otrajā parametru rindā) vai pēc unikālā koda. Tas ir atkarīgs no tā, kā tradicionāli programmas lietotāji ir pieraduši identificēt preci, kas ir ērtāks meklēšanā. Turklāt pa telefonu, vai citādāk saņemto pasūtījumu var vispirms pārsūtīt (eksportēt) uz izejošām pavadzīmēm vai rēķiniem - faktūrām, par ko liecina 3 parametru rinda. Vēl tiek dota iespēja taisīt pasūtījumus vienam vai vairākām noliktavām (cehiem).
Ja Programmas parametri ir noregulēti, var sākt pasūtījumu ievadu. Kad kāds preču pasūtītājs piezvana un nosauc savu nosaukumu, pasūtītāja rindiņa ir ātri atrodama nospiežot taustiņu F1
Spiežot pasūtītāja nosaukuma pirmos burtus, Programma pozicionē kursoru uz pirmo sakritību, tādējādi veicot ātru meklēšanu.
!!! Uzmanību. Lai samazinātu pasūtītāju sarakstu, nerādītu kreisajā malējā kolonā visus uzņēmumus, arī piegādātājus, programma ir jānorāda, ka uzņēmums ir produkcijas pircējs. To var izdarīt Noliktavas programmā Uzņēmuma kartiņas adrešu sadaļā atzīmējot kādu no aģentiem. Tā ir zīme, ka uzņēmums jūsu pircējs un ir pamats rādīt saraksta kreisajā kolonā.
Turklāt, atrodoties augstāk pieminētajā pasūtījumu sarakstā, programmas lietotājs var izvēlēties ar taustiņa F9 palīdzību, kādas preces ir jārada augšējā horizontālajā rindā.
Izvēli var veikt un noņemt ar "+" palīdzību. Pēc šīs darbības programma ir gatavva pasūtījumu pieņemšanai.
Atrodoties rindiņā ar izvēlēto uzņēmumu - pircēju programmas lietotājs var ievadīt pasūtīti preču skaitu:
Programmas lietotājs var iziet no programmas, ieiet vēl reizi, pieņemt pasūtījumu uz citu dienu (taustiņš F2) un citam ceham (F10 - parametru izmaiņa), ievadīta informācija palilek, kamēr tā netiek eksportēta uz izvēlēto dokumentu veidu. Programma arī piedāvā sadalīt pasūtījumu pa pasūtītāja adresēm, ja tās ir vairākas.
Dažiem programmas lietotajiem ir vajadzība gatavot pasūtījumus un ģenerēt dokumentus automašīnu braukšanas maršrutiem. Tad ir iespējams uzlikt filtru ar Ctrl+F taustiņu kombinācijas palīdzību:
Programmas automātika ģenerējot izejošās pavadzīmes, kas ir redzamas Noliktavas programmā, ieliek pircējam piesaistītās cenas, apmaksas termiņu, bankas un citu informāciju, kas ir norādīta Noliktavas programmas nostādnēs par izvēlēto klientu. Tomēr šie parametri ir maināmi Noliktavas programma pirms izdrukas, ja tas ir nepieciešams.
Neskatoties uz lielu Programmas automatizācijas pakāpi, Programmas lietotājam ir jāpārbauda tās darbības rezultāti. Ir vēlams, lai nepieļautu kļūdas un dublēšanos, pasūtījumu eksportu jāveic kad visi pasūtījumi jau apkopoti. Tās pavadzīmes kas veidojas vēlāk kā ekstra var ievadīt rokas režīmā Noliktavas programmas ievada sadaļā. Ar taustiņa Ctrl+P palīdzību uz ekrāna un uz printera var dabūt nelielu atskaiti par pircēja pasūtītām precēm.
Augstāk parādītajā attēlā redzams, ka arī pasūtījumu dienas ietvaros var uzlikt filtru un pierasīt izdruku maršrutu< aģentu un pasūtītāju griezumos/
Ja filtrs iz izvēlēts, tad pasūtījums var būt izdrukāt sekojošā formā:
Ir jāatzīmē, ka attēlā redzamie svītru kodi ir speciāli pēc AVS tehnoloģijas izstrādāti svītru kodi, kuri ietver sevī pircēja kodu un piegādes adreses kodu. Kad uzņēmuma darbinieks iet uz noliktavu ar tādām lapām< viņam nav nekādu grūtību salikt preces daudzām pavadzīmēm ar intelektuāla termināla (Barman) palīdzību. Tas notiek tā:
Noliktavas darbinieks novelk ar Barman skeneri pa uz lapas redzamo svītru kodu. Speciāla AVS Barman programma uzdod jautājumu: “Vai tā ir jauna pavadzīme” un piedāvā izvēlnes “Jā/Nē”/ Ja atbilde ir “Ja” Noliktavas darbinieks var skenēt gabal vai sveramo preču pakas ar svītru kodiem, vai arī no skenējot vienu no pakām; Barman programmā ievada paku skaitu. Skenējot nākama pasūtījuma svītru kodu, atkals tiek uzdots jautājums: “Vai tā ir jauna pavadzīme”. Tādējādi neizejot no noliktavas var skenēt simtiem dokumentu.
Kad visas pavadzīmes ir no skenētas, informācija no Barman tiek nodota AVS noliktavas programmai, no kuras atliek tikai tās izdrukāt un nodot ekspedīcijai. Sevišķi izdevīgi tas ir pie liela pavadzīmju un preču skaita, arī tad, kad pavadzīmes tiek gatavotas saldēšanas kamerās, zem klajas debess un citos nelabvēlīgos apstākļos.
Ja izvēlas Pasūtījumu sagādes sadaļu, parādās cits -specifisks preču sararksts, kas redzams zemāk.
Augstāk redzamajā ekrānā viena no svarīgākām ir kolona, kas parāda, kādas preces ir nonākušas zem minimālās rezerves, kas ir noteiktas preces kartiņās
Ja izvēlās kādu no precēm, par to ar taustiņa F1 palīdzību var saņemt vairāk informācijas:
Izvēlētās preces apgrozījumus jebkurā laika periodā;
Var redzēt ar preču partiju atlikumus
Ir speciāla piegādes atskaite, kas sniedz informāciju par pasūtījumu sagādei izpildes gaitu. Lai šādu atskaiti iegūtu, nekāda papildus informācija nav jāievada, izņemot turpmākajā aprakstītā parādīto pasūtījumu ģenerāciju, ko šī programma veic automātiskajā vai “rokas” režīmā. Par sagādes pasūtījumu izpildi liecina no piegādātāja ienākušās ieejošās pavadzīmes, kas tiek ievadītas Noliktavas programmā. Kopā šie dokumenti rāda cik labi pilda uzņēmuma pasūtījumus viens vai cits uzņēmumi.
Atlikumi ir atskaite
Pasūtījumu izpilde ir smalkāks Piegādes atskaites variants
6.
Ja Pasūtījumu programmas lietotajam datorā ir MS Excel, tad tiek
ģenerēts speciāla tabula un automātiski tiek atvērts Excel ar šīs
tabulas saturu.
Pasūtījumu ievadīšana
MAN VARIANTS
Programmā ir divi principiāli dažādi pasūtījuma veidi. Viens no tiem ir MAN variants, pēc kura pasūtījumi tiek veikti automātiskā režīmā, pielietojot statistiku, un VECBEBRU? Kas strādā “rokas” režīmā, kad programmas lietotājs pats izlemj par pasūtāmo preču skaitu. Zemāk ir parādīts< kā ar taustiņa F10 palīdzību vara pārslēgties uz vēlamo variantu.
Zemāk tiek parādīts MAN variants, tālāk būs redzams arī VECBEBRU variants.
Ja, atrodoties preču sarakstā, nospiež taust8iņu F3, parādās iepriekš sagatavotu pasūtījumu saraksts:
Jaunu pasūtījumu var sākat ar ekrāna lejas daļā aprakstīto taustiņa Ins nospiešanu. Ar Enter palīdzību pasūtījumu var labot, ar Del dzēst. Tomēr ir jāpievērš uzmanība uz kolonu "Izdrukāts". Tas nozīmē, ka dokuments ir noticis.
Ja nospiež Ins parādās jauna pasūtījuma kartiņa, kurā ir jāievada vajadzīgā informācija - piegādātājs, piegādes datums, valūta, kurā tiks noteiktas cenas.
Kad tas ir ievadīts, Pasūtījumus var veikt rokas un automātiskā režīmā, kā tas ir redzams zemāk:
Ja izvēlās veidot atskaiti automātiskā režīmā, programmas lietotājam ir iespējams:
ievadīt koeficientus, kas ietekmē pasūtāmo preču skaitu pēc formulas
Skpas = Skapgr*K1*K2*...*Kn - Skatl - Skpasie
kur,
Skpas - pasūtāmo materiālu skaits;
Skapgr - apgrozījums mēnesī. mēnešu skaitu nosaka K99. Mūsu piemērā 6 mēneši;
Kn - kāds no koeficientiem. Mūsu piemērā apgrozījuma pieauguma koeficients K1=2,5. Rezervēšanas (riska) koeficients K2=1,10.
Skatl- atlikums noliktavā;
Skpasie - iepriekš pasūtīts un vēl nav saņemts.
Programmas lietotājam ir iespējams katrā atsevišķā gadījumā izmainīt koeficientus un ģenerēt pasūtījumus ļoti individuāli.
Rokas režīmā programma piedāvā preču sarakstu, kurā ir redzama iepriekš pieminētā informācija par precēm. Ja uz kādas no precēm nospiež atstarpes taustiņu, (SPACEBAR) ir iespēja ievadīt skaitu un vēlamo piegādes cenu:
Kad visas vajadzīgas preces ievadītas pasūtījumā, to var drukāt.
Pasūtījuma izdrukas piemērs ir redzams ekrāna formā, vispirms norādot kādā veidā vēlas drukāt pasūtījumu:
Ar
AVS Previewe standarta risinājumiem šo formu var drukāt uz
papīra, saglabāt RTF (Word) Excel failos, kurus var “uzlabot”,
pieliekot logo, rekvizītus un citu informāciju? Kā arī sūtīt
elektroniski ar Windows līdzekļiem.
Ja grib ievadīt pasūtījumu izpildi, tad atrodoties pasūtījumā un ar kursoru uz attiecīgas preces pozīcijas, nospiežam "Enter". Programma piedāvā ievadīt saņemto preču skaitu:
VECBEBRU VARIANTS
VECBEBRU varianta principiālā atšķirība ir tāda, ka, izvēloties pasūtījuma ģenerāciju kādam no piegādātājiem, programma piedāvā no šī uzņēmuma parasti saņemamo preču sarakstu, kurā katrā no pozīcijām ar SPACEBAR taustiņu var veikt pasūtījumu:
Parādās specifiska ekrāna forma:
Formas
lejas daļā ir parādās programmas piedāvājums pasūtīt tādu preču
skaitu, lai sasniegtu nepieciešamo minimālo rezervi.
Programmas lietotājs var pieprasīt informāciju par izvēlētās preces
apgrozījumu par jebkuru dienu skaitu, ko ievada ailē ekrāna augšējā
daļā. Informācija par apgrozījumu un cita formā redzamā informācija
ļauj programmas lietotajam pieņemt lēmumu par preces skaitu, kas
jāpasūta, kā arī izmainīt Noliktavas preces kartiņā esošo
informāciju par preces vēlamo minimālo rezervi.
VECBEBRU variants vairāk noder veikaliem? Vairumtirdzniecības bāzēm ar dinamisku preču apriti, kad ir ļoti svarīgi nepieļaut preču virsnormatīvos krājumus.
Pasūtījumu izdrukas un citas manipulācijas ar pasūtījumu informāciju ir tādas pašas, ka iepriekš iepriekš aprakstītajā pasūtījumu MAN variantā.
Ar to arī pasūtījumu Programmas funkcijas beidzas, jo citas darbības ar ienākošām precēm veic Noliktavas un Ražošanas programmas.
AVS
2010.gada jūnijs