AVS sūtīšanas - saņemšanas programmas darbības instrukcija:

IEVADS

AVS sūtīšanas - saņemšanas programma  (turpmāk - programma) ir uzrakstīta Clipper valodā un ir domāta SIA A.V.S. Bilances, Noliktavas, Ražošanas programmu informācijas sūtīšanai saņemšanai izmantojot Internet savienojumu. Informācija tiek sūtīta sekojošos virzienos:

- no attālinā6tas noliktavas (noliktavām) uz centrālo ofisu;

- no centrālā ofisa uz attālinātām noliktavā (galvenokārt iekšējo pārvietojuma dokumentus no centrālās noliktavas uz attālinātām noliktavām, lai tajās nav jāievada šie dokumenti un preces.

Programmas ekspluatācijas sākuma stadijā tiek izmantots SIA A.V.S. FTP serveris. Tas palīdz vieglāk veikt programmas regulēšanas pasākumus. Turpmāk var atteikties no SAIA A.V.S. servera un pāriet uz katra programmas lietotāja Internet servisa piegādātāja, kurš nodrošina pastāvīgu IP adresi un pietiekamu (apm. 5MB) lielu diska ietilpību, lai nodrošinātu tajā sūtāmo un saņemamo failu izvietošanu. Lai nodrošinātu sūtīšanu - saņemšanu nav nepieciešams izmantot Internet  Explorer vai e-mail adreses. Sūtīšana - saņemšana notiek izmantojot visos Windows esošo programmu FTP. Ar tās palīdzību, izmantojot vienkāršās komandas un AVS izstrādāto failu sistēmu notiek vajadzīgās informācijas transportēšana caur Internet. Šī informācija tiek speciāli apstrādāta un sagatavota "iesūknēšanai" SIA A.V.S. iepriekš pieminētajās programmās. 

Programma sastāv no 3 sadaļām - Atskaites, Sutīšana/Saņemšana un Palīglīdzekļi (Att Sutit)

Programmas darbības apraksts tiek veidots "apgrieztā" secībā, lai labāk izprastu tās darbības principus. Tādēļ sākuma tiek aprakstīts, ka programma tiek noregulēta darbam Internet apstākļos. Parasti programmas darbības regulēšanu veic SIA A.V.S. speciālisti. Tomēr arī programmas lietotājam tiek dota iespēja noregulēt sūtīšanas saņemšanas procesus. Otrkārt tiek parādīts kā tieši notiek sūtīšana - saņemšana. Beigās tiek aprakstīta programmas atskaite.

3. Palīglīdzekļi:

Ja izvēlās programmas palīglīdzekļu sadaļu, tad parādās sekojošas iespējas (Att.Sutit3)

3.1.  Direktorijas (Att. Sutit31)

Šajā izvēle ir iespējams ir iestādīt NOLIKTAVAS programmas ataršanās vietu uz diska. Parasti tā atrodas tajā pašā direktorijā, kur atrodas sūtīšanas - saņemšanas programma. Parasti tas ir C:\AVS  vai C:\Programm Files\AVS direktorija. Tad, lai sūtīšanas - saņemšanas programma "redzētu" Noliktavas direktoriju ir pietiekami  uzrakstīt tā, kā tas ir parādīts  att. Sutit31  ( ..\NOLIKT\). Bez Noliktavas direktorijas  ir vēl jānorāda FTP servera direktorija. Piemērā redzams, ka uz servera (194.19.239.43.) ir izdalīta direktorija AVS kurā ienāks informācija. No tās pašas direktorijas arī informācija tiks ņemta.

Att. Sutit31 arī ir redzams, kādā  noliktavā strādā sūtīšanas saņemšanas programma (Rektorāts) un vai šī noliktava ir arī Centrālais ofiss. Atkarībā no tā arī tiks veidoti faili, nolikti AVS direktorijā un ņemti no tās. Parasti katrai firmai tiek iedalīta direktorija ar nosaukumu, kas atbilst firmas nosaukumam (piem. Sviks, Galateja, Buvluksss un ttt.).

Vēl att. Sutit31 ir redzams, ka ir iespējams iekšējā pārvietojuma pavadzīmes izveidot kā ieejošās pavadzīmes zemākstāvošajās noliktavās. Tā ir ļoti specifiska funkcija, kura dažos gadījumos nodrošina preču  partiju uzskaites cenu "pārvietošanu" uz citu noliktavu. Tāpat iespējams palaist programmu vienas noliktavas režīmā. Tas savukārt paredz, ka informācijas saņemšanas galā nenotiks informācija mainīta vai papildināt, bet gan tikai skatīta. Arī tas nav tipisks gadījums un parasti tiek uzstādīts kā izņēmums. Lai nepieļautu kļūdas  šo parametru izvēlē, to sākumā  uzstāda SIA A.V.S. projektu vadītāji  vai programmu apkalpojošais personāls.

3.2.Noliktavas ir palīglīdzekļu sadaļa, kurā ir redzams pils uzņēmuma noliktavu saraksts (Att Sutit32) Ar (*) atzīmēta noliktava, kuru iestāda iepriekš parādītajā kārtība. Noliktavu saraksts tiek ņemts no Noliktavas programmas datu bāzes. tas palīdz nekļūdīgi uzstādīt sūtīšanas - saņemšanas parametrus.

 3.3 Sūtīšanas kanāls apraksta (att Sutit 33)  kādi lietotāja vārdi un  paroles tiek pielietoti lai piekļūtu FTP serverim. Tas automatizē sūtīšanas - saņemšanas procesu, jo šī informācija tiek nodota servera kontroles sistēmai un izslēdz vajadzību prasīt programmas lietotājam tā vārdu un paroli. Arī šos parametrus sākumā uzstāda SIA A.V.S.  speciālisti. Sakarā ar servera parametru maiņu ir iespējams mainīt augstāk pieminētos parametrus, bet gan AVS speciālistu vadībā, vai arī to dara vietējais sistēmas administrators, patiešām saprotot izmaiņu nepieciešamību.

 Sūtāmie faili ir saraksts, kurā tiek rādīta Noliktavas programmas datu bāze. Šo informāciju izmanto tikai sūtīšanas saņemšanas programmas uzstādītāji.

3.4. Unikalizācija att.Sutit 34 modema programma nozīmē to,  programmu var noregulēt tādējādi, ka  tikai centrālajā ofisā tiek piešķirti preču kodi un uzņēmumu unikalitāte tiek pārbaudīta pēc to reģistrācijas numuriem. Tas samazina kļūdas iespējamību sūtot un saņemot informāciju. Tomēr tas rada arī papildus nosacījumus, kas jāpilda programmas lietotājiem:

  Ja kādā no Noliktavām, Filiālēm vai citādākām attālinātām darba vietām parādās jaunumi:

- jauns uzņēmums, tad programma pieprasa, lai būtu ievadīts uzņēmuma PVN reģistrācijas numurs. Tikai tad būs iespējams informāciju (dokumentus ar šī uzņēmuma "piedalīšanos" nosūtīt uz centrālo ofisu:

- jaunas preces, tad nākamajā sūtīšanas reizē uz centrālo ofisu tiek sūtīts tikai jaunu preču saraksts, kas parādījušās attālinātajā noliktavā. Centrālā ofisa operators, saņemot jaunas preces, pārbauda, vai tās jau nav datu bāzē. Ja tās nav datu bāzē, programma tās pieliek pie preču saraksta un automātiski piešķir unikālo kodu. Šis unikālais kods tiek novadīts gan filiālei, kurā šī prece parādījās, gan citām filiālēm. Tas notiek tad, kad attālināta darba vieta cenšas vēl reizi kautko saņemt vai nosūtīt. Un tikai tad, kad visām precēm filiālē ir piešķirts unikālais kods ir iespējama dokumentu sūtīšana un saņemšana. Sakarā ar šādu tehnoloģiju AVS Noliktavas programmas preču kartiņā nav iespējams ievadīt preces unikālo kodu.

2. Sūtīšana - saņemšana ir galvenā programmas lietotāju darba izvēles meņu. Tā sastāv no sekojošām apakšas meņu (Att.Sutit2) :

- Saņemšana  ir visas pienākošās informācijas saņemšana no servera. Programma pati "zina", kas ir jāsaņem. To nosaka nostādnes - vai tas ir centrālais ofiss vai noliktava. Failu nosaukumu sistēma, to pārdēvēšana un failu rindas veidošanās uz servera rada informācijas saņemšanu par ļoti vienkāršu darbību. Programmas lietotājam ir tikai jāizvēlas šī darbība un jāgaida, kamēr programma nostrādā. Šīs izvēles gadījumā programma vēl  informē (brīdina) par to kas notiks. tiek dota iespēja arī atteikties no izvēlētās darbības (Att Sutit21).

Uzmanību !!!

Saņemšanas gadījums prasa papildus uzmanību, kad informācija ir saņemta un tā tiek sagatavota iesūknēšanai Noliktavas, Bilances u.c. programmās. Sakarā ar to, ka katrā no noliktavām, arī centrālajā ofisā ir iespējams ievadīt ne tikai jaunus dokumentus,  labot un dzēst tos, bet arī  papildināt  preču, juridisko un fizisko personu sarakstu, ir jānodrošina, lai sistēmā šī informācija ir vienota. Dokumentu izmaiņas, kontējumi un cita grāmatvedības informācija tiek kontrolēta automātiski. Bet preču, juridisko un fizisko personu datu bāzēm ir jāpievērš īpaša uzmanība. Tādēļ, saņemot informāciju par jaunām precēm, uzņēmumiem  un personām,  programma "prasa" vai gadījumā ši prece vai persona jau nav ievadīta iepriekš, Tāds gadījums var notikt tad, kad, piemēram, pircējs - juridiska persona, vienas dienas laikā ir pabijis Centrālajā ofisā, kur tika ievadīts kā jauns pircējs. Tās pašas dienas laikā šis pircējs ir bijis arī attālinātajā noliktavā, kurā arī bija ievadīts datu bāzē. Turklāt viņš arī kaut ko nopirka vai piegādāja. Ja attālināta noliktava nosūta informāciju uz Centrālo ofisu, saņemšanas gadījumā ir obligāti jāpārbauda informācija, lai tā nedublētos. Tādēļ programma katru jaunu klientu un preci, kas ir atnākusi no attālinātas noliktavas salīdzina ar esošo datu bāzi. tiek rādītas līdzīgu uzņēmumu, personu un preču saraksti un kartiņas lai programmas lietotājs pieņemtu lēmumu par to, vai informācija ir jauna vai jau ir datu bāzē. Ja prece vai persona tiešam jauna, ar to ir jāpapildina datu bāze (Taustiņš Ins). Ja datu bāzē tāda informācija jau ir, par to "jāpaziņo" programmai. To dara tādējādi, ka nostājas uz preču vai personas pozīciju un nospiež Enter, norādot kādai informācijai atbilst atnākusī no servera.

Līdzīgi tiek apstrādāta saņemamā informācija attālinātajā noliktavā. Ja gadījumā tiek pieļauta kļūda, to var novērst ar atkārtotu informācijas sutīšanu - saņemšanu, par ko būs pateikts turpmāk. Jebkurā  gadījumā saņemšana prasa rūpīgu darbu ar saņemto informāciju.

- Sūtīšana uz centrālo ofisu  ir arī vienkārša un automatizēta programmas funkcija. Arī te tiek brīdināts par to, kas notiks un tiek dota iespēja atteikties no izvēlētās darbības (Att.Sutit221)Tomēr te ir iespējams pakoriģēt sūtīšanas kartību, ja tas nepieciešams, lai koriģētu iespējamās saņemšanas kļūdas, kas tika aprakstītas iepriekš. Sūtīšana uz centrālo ofisu ir iespējama normālā režīmā un kā atkārtota sūtīšana, kas nepieciešama dažādu iemeslu dēļ (Att.Sutit22). Atkārtota sūtīšana tie veikta pēc informācijas saņēmēja pieprasījuma ( lai novērstu saņemšanas  kļūdas, saņemtu vēl reizi kāda iepriekšējā perioda visu informāciju no attālinātas noliktavas un citos avārijas gadījumos. Galvenokārt sūtīšana notiek normālā režīmā. Ja tomēr ir radusies nepieciešamība atkārtot informācijas sūtīšanu, tad parādās ekrāns, kurā tiek prasīts norādīt periodu par kuru vēl  reizi jāsūta informācija (Att Sutit 211).  Ir iespējams pārsūtīt visu  preču un klientu sarakstu, ja tas ir nepieciešams. Parasti to dara, kad rodas aizdomas, ka preču vai klientu sarakts ir nepareizs kādā no programmas darbības vietām (Att Sutit211).

- Sūtīšana uz noliktavu (Att 222) tiek dota iespēja izvēlēties noliktavu, uz kurieni ir jāsūta informācija. Pēc noliktavas izvēles notiek informācijas sūtīšana automātiskā režimā..

- Diskete no ofisa uz ... ir režīms, kad ir jāsagatavo informācijas pakete, lai uzstādītu izvēlētai noliktavai programmu un visu tai pienākošos informāciju. To parasti dara SIA A.V.S. speciālisti, jo šajā gadījumā tiek uzstādīta  Noliktavas un sūtīšanas - saņemšanas programmas, noregulēta to darbība, apmācīts personāls, pārbaudīts dators (datori), informācijas kanāls un citi tehniski jautājumi. 

- Diskete no noliktavas uz ... centrālo ofisu vai kādu citu vietu ir programmas sadaļa, kurā tiek sagatavota visa informācija no noliktavas uz jaunu programmas darbības vietu. Šādu informācijas sūtīšanas metodi, kā arī iepriekš aprakstīto pielieto tad, kad Internet  informācijas kanāls nav pietiekoši ātrs un visa informācija caur to  ies diezgan ilgi. Turklāt tas ir nepieciešams arī tādēļ, ka informācijas un programmas uzlikšana jaunā vietā prasa SIA A.V.S. speciālistu klātbūtni gan sūtīšanas un saņemšanas vietās.

- kavējas uz FTP servera ir atskaite kurā ir redzams kāda informācija atrodas uz FTP servera. Tas ļauj secināt per to, cik aktīvi tiek izmantota sūtīšanas - saņemšanas programma. Tas varētu arī liecināt arī par saņemšanas galā notikušajām tehniskajām problēmām - nestrādā modems, Internet kanāls u.c.

- Nosūtīt datu bāzes uz AVS - šo funkciju izmanto, ja attālināts programmas lietotājs nevar patstāvīgi atrisināt kādu programmas problēmu, vai kāda neskaidrības par programmā redzamo informāciju. Tad visa programmas informācija tiek sūtīta uz speciāli sagatavoto AVS direktroiju.

- Saņemt datu bāzes no AVS - pēc informācijas pārbaudes vai korekcijas tā varētu būt nosūtīta atpakaļ uz Noliktavas, Bilances un citu SIA A.V.S.  programmu lietošanas vietu. Šī ir diezgan specifiska sūtīšanas - saņemšanas programmas izmantošanas funkcija. To izmanto tikai pēc saskaņošanas ar SIA A.V.S. speciālistiem un to vadībā. Ja informācija ir nosūtīta uz SIA A.V.S., tad Noliktavas un citu AVS programmu lietošana tiek apstādīnāta līdz slēdziena vai izlabotās informācijas saņemšanas. Pretējā gadījumā visa jauna ievadītā (pēc datu bāzu nosūtīšanas uz AVS) informācija var tikt pazaudēta. Ir ļoti svarīgi šajā situācijā sekot SIA A.V.S. speciālistu norādījumiem

1. Atskaites ir programmas sadaļa. kurā var redzēt sūtīšanas saņemšanas procesa protokolu (Att.Sutit1). Parasti to izpēta SIA A.V.S. speciālisti un pieņem lēmumu par kanāla, modema, lokālā tīkla, Internet vai datora uzlabošanu, ja tas traucē sūtīšanas - saņemšanas procesu.

 Noslēgums

Sūtīšanas - saņemšanas programmas lietošana ir diezgan vienkārša. Ir tikai stingri jāievēro informācijas saņemšanas kārtība, kas tika aprakstīta informācijas saņemšanas sadaļā. Vēl programma prasa izdomāt un pieņemt pareizu lēmumu par visu klientu un preču datu bāzes sūtīšanu - saņemšanu. Citādāk informācijas plūsmas notiek automātiski. Ir jāpievērš uzmanība gadījumiem, kad Internet problēmu dēļ sūtīšana - saņemšana nenotiek. Par to liecina paziņojums - "FTP savienojuma kļūda". Tādos gadījumos ir jāpagaida un jāmēģina sūtīšanas -  saņemšanas seanss vēl reizi. Ja Internet savienojuma problēmas.

Visos Sūtīšanas - saņemšanas programmas darbības jautājumos var griezties SIA A.V.S. caur sekojošiem kontaktiem:

Tālr 7842222, 7842223, 7842201, 7842204 fax 7292037, alfreds@parks.lv, http://194.19.239.43/ (mājas lapa). Katram SIA A.V.S. projektu vadītājam turklāt ir personīgā e-mail pastkastīte, kuras adrese tiek noskaidrota atsevišķi.

SIA A.V.S.

 Rīga, 2003.g.