A.V.S. SIA zobārstniecības uzskaites programma

Ievads

SIA A.V.S. (AVS) ir izstrādājusi un ieviesusi specializētu programmu skaistumkopšanas salonu, fitnesa klubu un citu pakalpojumu sniedzēju darba uzskaitei (Programma). Tā varētu ļoti labi noderēt arī zobārstu darba uzskaitei. Programma uztur zobārsta klientu datu bāzi, automatizēti pieraksta viņus uz ārstnieciskām manipulācijām un protezēšanu, atzīmē faktiski veiktos darbus. Tiek uzskaitīts arī ārstu. māsiņu, tehniķu un administratoru darbs darbs un izmantotie materiāli. Klientus var identificēt, piešķirt atlaides ar svītru kodu, magnētisko karšu un pat ar pirkstu nospiedumu nolasītāju palīdzību, kas kļūst arvien aktuālāks ērtības un izmaksu ziņā. Ir iespējama pierakstu (pieteikumu) pieņemšana ar Jūsu WEB lappuses palīdzību. Katram zobārstam ir specifiskas lietas, ko AVS var izstrādāt individuāli. Programmas bāzes modulis maksā dažus simtus EUR. Cenā ir iekļauta instalācija, apmācība, garantijas un pēc garantijas apkalpošana.

1. Sagatavošanas darbam ar programmu.

Par pamatu Programmai tiek izmantots AVS izstrādātais CRM (Customer Relationship Managment), jeb kalendārs, kura apraksts ir redzams šeit – http://www.avs.lv/Kalendars/CRM.html. Kalendārs izmanto AVS Noliktavas uzskaites programmu un risinājumus darbam ar perifērijas ierīcēm – kases aparātiem, skeneriem un citām ierīcēm. Programma izmanto Noliktavas programmā ievadītos zobārstniecības pakalpojumus un to cenas, kā arī uztur zobārstniecībā izmantojamo materiālu uzskaiti. Pie kam, Noliktavas programmā tiek uzskaitītas materiālu partijas, to iepirkumi, kā arī dažādas materiālu pārdošanas cenas, ko maksā zobārstniecības klients, kad ārstēšanas vai protezēšanas laikā šie materiāli tiek pielietoti.

1.1. Materiālu iegāde un izmantošana.

Sākot darbu ar programmu zobārstniecības uzņēmumā, kura uzskata par vajadzīgu materiālu uzskaiti, programmā tiek ievadīts materiālu atlikumu sākuma ievads sekojošā veidā

Palīglīdzekļu sadaļā Prešu atlikumu sākuma ievads tiek ievadīta informācija par Uzņēmuma materiālu atlikumiem sekojošā formā:

Kad visi materiāli ir ievadīti Noliktavas apakš programmā, turpmāk ienākošie materiāli tiek ievadīti sadaļā “Ieejošās pavadzīmes”. To panāk Noliktavas programmas sadaļā Ievadīšana – Dokumentu saraksts, kurā ar taustiņa TAB palīdzību var izvēlēties vajadzīgo dokumenta veidu no saraksta:

Uzņēmuma rīcībā kopā ar zobārstniecības uzskaites Programmu ir Noliktavas programma pilnā apjomā. Tā apstrādā, kā bija pieminēts, ieejošās pavadzīmes, ar kurām ienāk materiāli. Izejošā pavadzīme ir dokumenta veids, ar kuru var izrakstīt, pārdot liekos materiālus un uzrakstīt fiskālu rēķinu par sniegtajiem pakalpojumiem. Parasti to sagatavo citām juridiskām personām, ar kurām notiek darījumi, apmaksājami caur banku.

Zemāk ir redzams, ka uzņēmums līdzīgā veidā sagatavot Rēķinu – faktūru priekšapmaksas saņemšanai.

Ja Uzņēmuma ir vairākas struktūrvienības, tad materiālu kustību starp tām noformē ar iekšējā pārvietojuma dokumenta palīdzību. Materiāli no vienas materiāli atbildīgās personas pārvietojas pie citas Uzņēmuma materiāli atbildīgās personas.

Programmā ir iespējams norakstīt sabojātos materiālus, veikt materiālu pārdošanas un uzskaites cenu pārcenošanu. Svarīgs pasākums materiālu uzskaitē ir gada materiālu inventarizācija, kuru var veikt arī biežāk. Sarakstā ir redzamas citas iespējas darboties ar Noliktavas uzskaites dokumentiem. Par visām AVS noliktavas uzskaites iespējām var izlasīt šeit: http://www.avs.lv/Noliktava/Noliktava.html#Noliktava

Šeit ir jāpiezīmē, ka tad, kad zobārsts vai māsiņa izmanto Programmu, viņiem nav jāietiet Noliktavas programmā speciāli. Tad, kad Uzņēmuma klientam zobārstniecības pakalpojums ir sniegts, un izmantots konkrēts materiālu daudzums, Programma pārslēdzas tādā režīmā, ka to var izdarīt ērtā ekrāna formā. Pie kam izmantotie materiāli automātiski norakstās no Noliktavas atlikumiem. Tāpat tiek rēķināts ienākums par sniegto pakalpojumu. Par visu to tiek automātiski tiek sagatavots kases čeks un izdrukāts, nepieskaroties kasei, ja tā ir paredzēta darbam fiskālā režīmā.

Tādējādi Noliktavas programma kopā ar Zobārstniecības kalendāru ne tikai veic materiālu un pakalpojumu uzskaiti klientu, zobārstu, kabinetu, filiāļu un citos griezumos. Par to vairāk tieši kalendāra specifikas aprakstā turpmāk

1.2. pakalpojumu un to cenu ievads

Lai zobārstniecības pakalpojumu sniegšanas laikā nerastos sarežģījumi dokumentu noformēšanā, Uzņēmumam ir jāievada Noliktavas programmā pakalpojumu cenu lapa. To var izdarīt Noliktavas programmas palīglīdzekļu sadaļā

Noliktava - > Palīglīdzekļi -> Klasifikatori – Pakalpojumi.

Atveras pakalpojumu saraksts, kuru var papildināt, labot un dzēst ar uz ekrāna apzīmēto taustiņu palīdzību:

Lai noteiktu pakalpojumu cenu, ar Enter vai F1 taustiņa palīdzību tiek atvērta pakalpojuma kartiņa:

Tā ir standarta AVS pakalpojumu kartiņa, derīga visām uzņēmējdarbības veidiem. Daži lauki zobārstniecībā netiek izmantoti. Katrā zobārstniecības uzņēmumā pakalpojumi var būt sagrupēti pēc klasificētām nozarē, ja pakalpojumu ir daudz un ir grūti orientēties to nosaukumos.

Ja katram pakalpojumam ir ievadīta cena un materiālu saraksts ar cenām ir sakārtots, var sākt darbu tieši ar zobārstniecības Kalendāru.

2. Zobārstniecības kalendārs

Palaižot zobārstniecības kalendāru, parādās attēlā redzamais interfeiss:

Attēlā ir redzamas tekošās nedēļas dienas, ieplānoti un notikuši notikumi. Ar aqua krāsu iezīmēti plānoti un ar kaut kādu rezultātu beigušies notikumi. Ar dzeltenu tādi, kuriem līdz tekošam datumam nav rezultāta. Vai nu ieplānota ārstniecība vai protezēšana nenotika tehnisku iemeslu dēļ, vai klients nav ieradies. Notikuma apzīmējumā ir redzams zobārstniecības Uzņēmuma darbinieks (augšējā rinda), ieplānotais darba (procedūra) un klienta vārds un uzvārds.

Jaunu ārstniecības procedūru (notikumu) var ieplānot, “stāvot” ar peles kursoru uz kādas dienas noteiktā laika diapazona, kas tiek mērīts ik pa 30 minūtēm. Ar Ins taustiņa vai peles dubultklikšķa palīdzību var panāk jauna notikuma ievadīšanu uz to laiku, kad tiek saskaņota klienta ierašanās stomatoloģiskajā kabinetā:

Notikuma kartiņā (pa kreisi) ir redzams, ka izvēlēts klients (Edgars Ābelītis), kontakts veids (Edgars grib saņemt konsultāciju), administrators vai māsiņa ir nozīmējusi konsultāciju 25.03.2015 17:30 2. kabinetā pie ārsta Aigara Zukuļa. Kamēr notikums nav vēl izvērties par ārstniecību un nav zināmi izmeklēšanas rezultāti, no potenciālā klienta saņemto informāciju administrators ver ierakstīt ārējā failā un “piestiprināt” to pie notikuma un arī pie potenciāla klienta kartiņas.

I jāatzīmē, ka tas, kas tiek ievadīts notikuma kartiņā, ārstniecības gaita un cita informācija par klientu “velkas” līdz visu laiku, kamēr klients tiek apkalpots, paliek notikumu vēsture, jo tiek ierakstīta Uzņēmuma datu bāzē.

Ar aqua krāsu iezīmētie lauki ir klasificējama informācija, kur katru reizi nav jāievada, bet gan var izmantot iepriekš ievadīto. Tas attiecas uz “Kontakta veids”, “Struktūrvienība”, “Mūsu darbinieks” (ārsts, zobu tehniķis, māsiņa), kā arī uz klasifikatoru “Kontakta rezultāts”

Attēlā ir redzams, ka pie kontakta var “piestiprināt:” jebkuru datora ārējo failu. Piemēram klienta anamnēzi, zobu “bildi”, rentgena uzņēmumu, jebkuru norādi Internet. Programmas ieviešanas laikā AVS apmāca, kā izmantot tādas programmas, datora un Interneta iespējas.

Attēlā ir redzams, ka notikumu var kopēt uz priekšu. Tas ir lietderīgi, jo ārstniecība parasti sastāv no vairākiem etapiem, kas turpinās vairākos notikumos, kādreiz ilgākā laikā. Kopēšana palīdz neko neaizmirst, nepazaudēt informāciju par ar klientu notiekošo. Tādēļ nav jāšķirsta “papīra” slimības vēstures, kuros informācija nav klasificēta un grūti lasāma un analizējama.

Kā praktiski tiek ievadīta notikuma kartiņa, ir parādīts šajā klipā - (uzklikšķiniet uz ikoniņas)

Kā jau tika pateikts klipa beigās, tā ir tikai Programmas neliela daļa. Vairāk par AVS Kalendāra Programmu var izlasīt šeit - http://www.avs.lv/Kalendars/CRM.html Katrā Uzņēmumā, arī zobārstniecībā var būt specifika. AVS pielāgo Programmu specifiskām Uzņēmumu vajadzībām. Katrā Uzņēmumā var būt savas uzskaites tehniskās ierīces, datoru tīkli, kases aparāti, skeneri. Jau tika pieminēts, ka AVS piedāvā risinājumus pierakstam uz vizīti ar Internet aplikācijas palīdzību. Tas nozīmē, ka pacients var pats izvēlēties vizītes laiku, kabinetu un ārstu, ja viņš ir brīvs tajā laikā, un pierakstīt sevi uz konsultācijām, ārstēšanu un citām iespējamām procedūrām. Šīm vajadzībām Internetā ir iespējams ģenerēt klienta identifikācijas svītru kodu, kuru turpmāk var izmantot vizīšu laikā.

Atgādinām, ka AVS sāk pielietot efektīvus un ekonomiski izdevīgus pirkstu nospiedumu nolasītājus (FingerPrinter) cilvēku (pacientu) identifikācijai. Šajā gadījumā nav jāgatavo kartes ar magnētisko lentu, svītru kodu vai ar čipu, kas maksā 1 un vairāk EUR.

Kā jau tika pieminēts, Programmas cena ir daži simtu EUR un ir atkarīga no Uzņēmuma tehniskā aprīkojuma, perifērijas ierīcēm un Programmas lietotāju skaita. AVS veic objekta izpēti un sagatavo tehniskā uzdevuma projektu Programmas ieviešanai Uzņēmumā. Uz tehniskā uzdevuma bāzes tiek noslēgts līgums pēc kura notiek Programmas lietotāju apmācība, Programmas garantijas (1 gads) un pēc garantijas apkalpošana. Apkalpošanas laikā tiek apmaksāti faktiski izpildītie Programmas atjaunošanas vai uzlabošanas darbi. Par programmas apkalpošanu nav jāmaksā mēneša vai gada maksājumi, jo licence programmas lietošanai tiek izsniegta bez gala termiņa.

AVS ir gatava sākt sarunas par zobārstniecības uzskaites programmas izstrādāšanu un ieviešanu uzņēmumā.

A.V.S. prokūrists Andis Beļavskis

2015.gada aprīlis