Rēķinu Portable Document Format (PDF) failu imports AVS

AVS ir izstrādājusi Noliktavas programmas ietvaros PDF rēķinu importu. Imports it sevišķi izdevīgs, ja tiek lietota AV S vēstuļu imports AVS Kalendāra programmā, ko var redzēt šeit - http://www.avs.lv/kalendars/lietvediba.html#ElektroniskasVestules

Jebkurā gadījumā, vai vēstuli ir nonākusi AVS kalendārā, vai tā ir saņemta Inbox, Gmail, Outlook, Mozilla vai kādā citā elektroniskā vēstuļu apstrādes sistēmā, ar vēstuli saņemtais rēķins PDF formātā i ir jāiekopē AVS\PDFS direktorijā kā teksta fails. Par teksta failu nosaukumiem nav jārūpējas, tie tiek kopēti ar tiem nosaukumiem, ar kādiem ir atnākuši.

Ja ir vēlēšanās AVS programmā redzēt rēķina oriģinālu, tad vienlaicīgi ir var iekopēt atnākušu rēķinu ar Save As... tāpat AVS\PDFS direktorijā, nemainot faila nosaukumu.

Lai PDF imports notiktu automātiski, iepriekš jāsagatavo PDF (TXT) rēķinu lauku apraksts. Jo nav vienota standarta, pie kura pieturētos PDF rēķinu autori. Pieredze rāda, ka visiem pakalpojumu sniedzējiem (Statoil, Venden, Berendesen un citiem) pēc satura vienādiem failiem ir dažādi lauku (summa, PVN, apmaksas datums u.c.) apzīmējumi. Pie kam PDF ir diezgan sarežģīta un grūti labojama struktūra. Tāpēc PDF faili automātiski tiek pārveidoti teksta failā, kurš arī tiek lasīts un analizēts, lai automātiski nonāktu AVS datu bāzēs. Teksta faila struktūras un satura paraugs ir redzams šeit: E:\WWWroot\AVS\Kalendars\PDF_REK.xls

Ja šajā paraugā jums nav redzami tie rēķinu piegādātāji, kas jums atsūta rēķinus, AVS var palīdzēt papildināt jau pieminēto CSV failu? Uzsākot darbu ar rēķinu importu/ AVS tāpat var iemācīt jūsu IT sistēmas administratoru to izdarīt patstāvīgi. Tāds risinājums ir optimālākais, jo PDF importa laikā var parādīties jauni, vēl nezināmi PDF faili.

Ja gaidāmie PDF fails ir aprakstīts, un tas ir ievietots AVS\PDFS direktorijā, palaižot Noliktavas programmu un ieejot dokumentu ieveda sadaļā, tāpat kā no Internet veikala ienākošo pārdošanu saraksts, parādās arī ienākošo rēķinu saraksts, kas izskatās apmēram tā:

Katra rēķina galvenā informācija – apmaksas periods, apmaksas termiņš, iepriekšēja perioda parāds un summa apmaksai ir parādīta ekrāna lejas daļā. Turklāt vis saņemta rēķina informācija redzama, nospiežot taustiņu Enter, atrodoties uz no saraksta izvēlēta rēķina. Šajā izvēlnē ir iespējams arī rēķinu pakoriģēt, ja tas ir vajadzīgs/ Piemēram, ja kāda informācija no PDF improtējās nekorekti, kas ļoti retos gadījumos var notikt:

Ar taustiņu F3 var ievadīt katra rēķina tipveida kontējumu.

Sakarā ar to, ka katrā rēķina ir iespējami dažādi kontējumi, augstāk parādītais interfeiss palīdz iestatīt vajadzīgo. Tas nozīmē, ka vienreiz iestatītais tipveida kontējums konkrētam pakalpojuma sniedzējam vienreiz iestatīts tipveida kontējums, turpmāk pie taustiņa F10 (importēt) nostrādās automātiski.

Programmas lietotājam ir iespējams arī redzēt Rēķina oriģinālu – taustiņš F4, ja papildus PDF faila kopēšanai teksta formātā AVS\PDFS direktorijā tiek iekopēts ar pats PDF fails, nemainot tā nosaukumu.

Kad taustiņš F10 ir nospiests uz katra no rēķiniem, tie jau kontēti parādās AVS ieejošo dokumentu sarastā.

Tāda dokumentu importa sistēma palielina dokumentu automatizētas apstrādes pakāpi un pietuvina pilnīgai dokumentu elektroniskai apstrādei. Tomēr nākotnē iespējams, ka visi uzņēmumi pāries uz XML failu apmaiņu starp dažādām programmām un informācijas avotiem.

AVS

2015.gada oktobris