Apstiprinu
Pansionāta Madliena direktors
Alvars Šteinbergs
Tehniskais uzdevums Pansionāta Madliena iemītnieku aprūpes uzskaites programmas izstrādāšanai
Ievads
Tehniskais uzdevums Pansionāta Madliena (Uzņēmums) iemītnieku aprūpes uzskaites programmas (Programma) izstrādāšanai radies pēc iepriekšējās iemītnieku uzskaites programmas modernizēšanas, kas bija nepieciešama sakarā ar jauna tipa datoru un jaunu operācijas sistēmu rašanas programmēšanas jomā. Pēdējā laikā arvien populārāki kļūst mobilie datori – planšetes, kas dod iespēju veidot uzskaiti arvien precīzāku un ātrāku. Tas samazinās uzskaites darba rutīnu un uzlabo Uzņēmuma iemītnieku apkalpošanas kvalitāti un samazina uzskaites izdevumus. Turklāt, papildus iepriekš izstrādātai iemītnieku statiskai uzskaitei, ir nepieciešams plānot aprūpi, medicīnas procedūras, iemītnieku aktivitātes (brīvais laiks + fizioterapija, vingrošana un sociālās aktivitātes. Ir svarīgi arī kontrolēt šo plānu izpildi. Sakarā ar to A.V.S. SIA (AVS) tiek uzdots sekojošais.]
1. Tehniskā shēma
AVS ir jāizstrādā Programma, kas strādātu Uzņēmuma lokālajā datoru tīklā un mobilajās ierīcēs (planšetēs), kā tas ir parādīts shēmā:
Shēmā ir redzams, ka sākotnēji ar Programmu strādās 3 stacionārajos datoros, kas, tāpat kā 3 planšetdatori, ir Programmas darba stacijas. Programma un datu bāzes, kas tiek instalētas uz esošās iemītnieku datu bāzes pamata, tiek izvietotas uz Uzņēmuma servera. Ja Uzņēmuma serverim ir izdalīta IP adrese, tad ir iespējams Programmu ir jāvar lietot ārpus uzņēmuma teritorijas, jebkurā datorā, kurā ir Internets. Pie tam ir jāievēro informācija konfidencialitāte.
Shēmā parādīts, ka planšetes tiek pieslēgtas pie programmas ar WiFi (bezvadu) savienojuma palīdzību. Tas nozīmē, kas visās vietās, kur notiek Uzņēmuma iemītnieku apkalpošana, un būs vajadzīga darbība ar Programmu, ir jābūt WiFi pārklājumam. Ja to ir grūti nodrošināt, tad planšetes var būt aprīkotas ar GSM (Global System for Mobile communications ) iespējām, kas arī var nodrošināt ar Internet pieslēgumu visur, kur ir GSM pārklājums. Ņemot vērā to, ka planšetes un stacionārās darba stacijas pie Programmas uz servera tiek pieslēgtas RDP (Attālinātās Darba Vietas) režīmā, Programmas darbam jābūt apmierinošam arī ar GSM informācijas apmaiņas ātrumu
AVS tiek uzdots uzlikt Programmu uz Uzņēmuma servera un nodrošināt Programmas darbu visās darba stacijās.
2. Programma.
Programma tiek veidota uz AVS Kalendāra programmas bāzes, pielāgojot to Uzņēmuma iemītnieku aprūpes vajadzībām. Programmas SQL tipa datu bāze un izpildāmais (EXE) fails atrodas uz uzņēmuma servera. Programmā aprūpes notikumi tiek plānoti katram no iemītniekiem individuāli, uz konkrētu dienu, vai ar kaut kādu periodiskumu – kādās nedēļas dienās, mēneša datumos, vai gadā 1 reizi. Tādam periodiskumam jābūt iespējamam neierobežotā laika posmā, kamēr iemītniekam sniedzamie pakalpojumi ir aktuāli. Tāda pieeja ļauj nekad neaizmirst kaut kādus ieplānotos aprūpes gadījumus. Programmas operatoram ir jābūt iespējai ievadīt aprūpes notikuma rezultāta informāciju – aprūpe notika (un kā), tiek pārcelta, vai nenotika pilnā apjomā (kāpēc).
Lai nodrošinātu aprūpes darba vadību un uzskaiti tiek pielietoti sekojošas datu bāzes un klasifikatori:
2.1. Iemītnieku datu bāze, kas Programmā tiek izsaukti kā klienti – Fiziskās personas
Attēlā
ir redzams, ka no esošas Iemītnieku uzskaites programmas
informācija tiek saņemta un sakārtota tā, ka tiek rādīta
alfabētiskajā kārtībā. Pie kam, poga “Jauns klients” šeit
nozīmē pārbaudīt iepriekš izstrādāto datu bāzi un no tās
paņemt jaunpienākušos iemītniekus, un izslēgt no saraksta no
Uzņēmuma aizgājušus iemītniekus. Šajā sarakstā ir jābūt
redzamai tikai iemītnieku pamata informācijai. Informācija par
personas kodu, kad iemītnieks ienāca, tautība, pilsonība un cita
detalizēta informācija par iemītnieku ir redzama iepriekš
izstrādātajā programmā. Ja Programmas operators, veicot aprūpes darba
plānošanu un tā kontroli, grib redzēt smalkāku informāciju par
iemītnieku, viņš var vienlaicīgi palaist arī esošo
iemītnieku uzskaites programmu un ieskatīties arī tajā redzamajā
informācijā.
2.2. Klasifikatori
2.2.1. Aprūpes notikumu (kontaktu ar iemītniekiem) veidi:
Attēlā
ir redzams, ka kompetents Programmas lietotājs varā papildināt, labot
un dzēst notikumu veidu klasifikatoru, ja tas ir nepieciešams.
Šī informācija ir klasificējama, lai to vieglāk ievadīt
programmā - vienkārši izvēlēties no saraksta ar peli, vai
nospiežot pirmos notikumu nosaukumu burtus. Klasifikatoru (arī citus
sarakstus) var sakārtot notikumu kodu kārtībā, uzklikšķinot uz
kolonas nosaukuma “Kods”.
2.2.2. Uzņēmuma darbinieku saraksts
Šis
klasifikators uzturams (jauns, labot, dzēst) tāpat kā notikumu
klasifikators. Darbinieku saraksts ir nepieciešams plānojot
aprūpes notikumus (kontaktus ar iemītniekiem), piestiprinot pie tā
atbildīgo par aprūpi no Uzņēmuma darbinieka vidus. Tam arī jāļauj
sniegt atskaites par to, kā tiek veikta aprūpe Uzņēmuma darbinieku
griezumos. Uzņēmuma darbiniekiem jābūt piešķirtiem kodiem. Ar
– zīmi, lai viņus atšķirtu no iemītniekiem, kas
atrodīsiies vienā fizisko personu sarakstā. Tādu nošķirtību
vēl veidos lauks “Mūsu darbinieks”, ja atver fiziskās
personas kartiņu. Kartiņu izmanto, ja ievada jaunu, grib labot vai
dzēst darbinieku no saraksta:
Kā
jau tika pieminēts, iemītnieku saraksts tiek papildināts, labots un
dzēsts iepriekš izstrādātā iemītnieku uzskaites programmā, jo
tā paredz daudz plašākas informācijas ievadīšanu par
iemītniekiem, nekā par darbiniekiem.
2.2.3. Uzņēmuma darbības nozares, struktūrvienības
Tas
ir klasifikators, kas ļaus sadalīt sniedzamos pakalpojumus pa
Uzņēmuma darbības nozarēm (struktūrvienībām). Te nav domātas Uzņēmuma
oficiālas struktūrvienības, bet gan virtuālās, kuras izvēlās,
plānojot aprūpes notikumus. Tas vajadzīgs, lai varētu saņemt
atskaites pār plānotajiem šajās darbības nozares aprūpes
notikumiem, arī par notikušajiem. Kombinācijā ar citiem
klasifikatoriem, tas ļaus iegūt informāciju par iemītnieku aprūpi
daudz dažādos interesantos griezumos.
2.2.4. Aprūpes notikumu iznākumi
Šis
klasifikators ir nepieciešams pirmkārt, lai kontrolētu aprūpes
darbinieku pienākumu izpildi. Ja notikums, ieplānotais aprūpes
gadījums netiek izpildīts savlaicīgi, nedēļas vai dienas notikumu
attēlā šādi aprūpēs gadījumi ir speciāli dzeltenā krāsā
jāiekrāso. Tas darīs uzmanīgus gan tos, kuriem šie darbi ir
jāizpilda. Arī Uzņēmuma administrāciju, lai savlaicīgi brīdinātu
aprūpes darbiniekus par pienākumu savlaicīgu pildīšanu.
2.3. Programmas darbība
2.3.1. Stacionārajos datoros
Kad
programma tiek palaista stacionārajos datoros, tad parādās sekojošs
interfeiss:
Augšējā kreisajā ekrāna pusē ir jābūt iespējām uzlikt filtru par sekojošiem aprūpes parametriem: klients (iemītnieki), kontaktu (aprūpes) veids, mūsu (Uzņēmuma) darbinieks, kas veic aprūpi, struktūrvienība (aprūpes nozari) un par kontakta (aprūpes) rezultātu. Tas nozīmē, ka izvēloties kādu no iemītniekiem, vai kāda no iepriekš aprakstīto klasifikatoru parametriem uz ekrāna (kalendāra) ailēs paliks notikumi, kuri atbilst izvēlētiem filtra parametriem. Filtram ir jābūt ērti noņemamam.
Ekrāna labajā augšējā pusē ir jābūt kalendāram, ar kura palīdzību var izvēlēties citu dienu (nedēļu, mēnesi, gadu) lai caurlūkotu informāciju citā laika diapazonā. Ekrāna augšējā vidusdaļa ir jābūt pogai, nospiežot kuru, var saņemt atskaites, par kurām tiks runāts turpmāk. Ekrāna lejas daļā ir jābūt iespējai, ka Programmas kalendāru var pārslēgt no nedēļas skata uz dienas skatu, kurā ir smalkāk redzams katra apkopi veicoša darbinieka darba plāns un izpilde konkrētai dienai. Tas ļauj optimizēt darbu plānošanu un uzlabot katra darbinieka darba kontroli.
Kontakta, apkopes notikuma ievads notiek sekojošā veidā. Stāvot uz kalendāra kādas dienas laika pēc Ins taustiņa nospiešanas jāparādās notikuma kartiņai:
Kartiņā ir redzami “aqua” krāsas lauki. Ja uz tiem iztaisa dubultklikšķi, parādās vai nu Uzņēmuma iemītnieks (Klients), vai nu kāds no iepriekš aprakstītajiem klasifikatoriem, kurus izmanto, lai aprakstītu plānoto aprūpes gadījumu. Piemērā ir redzams, Šteinbergs Alvils 16.12.2014 8:30 veiks matu griešanu, kas pēc Uzņēmuma darbības nozaru klasifikācijas atbilst “Ēdināšana un aprūpe”. Ja saistībā ar šo aprūpi vēl ir kāda persona un Uzņēmuma vai ārpus tā, to var ievadīt no fizisko personu saraksta.
Piezīme ir vieta, kur var ievadīt neklasificējamu, neformālu tekstu, kas var kaut kā informēt vai palīdzēt aprūpes veicējam. Ekrāna lejas daļa ir redzams, ka pie šī aprūpes gadījuma kartiņas var piestiprināt kādus dokumentu no datora. Šajā gadījumā ir piestiprināts fails ar nosaukumu “Etiķete”, kas varētu būt frizūras nosaukums. Tajā aprūpes laikā var ieskatīties ar peles dubultklikšķa palīdzību, izsaucot frizūras bildi.
Lai sevišķi izceltu, vai atzīmētu atsevišķu nozaru notikumus, kartiņas lejas daļā ir iespēja izmainīt notikuma krāsu. Piemērā ir izvēlēta notikuma “lime” krāsa.
Parasti vēl nenotikušiem un pabeigtiem aprūpes notikumiem ir jābūt neuzkrītošai, piemēram, “aqua” krāsai. Tiem aprūpes notikumiem, kuri nav savlaicīgi pabeigti, automātiski krāsojas dzeltenā krāsā. Tas vērš uzmanību uz notikumu, palielina kalendāra uzskaitamību un uzlabo kontroles iespējas.
Lai,
plānojot aprūpi nav jāvada notikumi katrā tam paredzētā dienā un
laikā, notikumam ir jāparedz kopēšana. Aprūpes notikumus jāvar
plānot (kopēt) uz katras nedēļas jebkuru dienu (dienām), arī uz
jebkuru mēneša datumiem. Katra gada konkrētā datumā notikuma
kopēšana var pielietot iemītnieku dzimšanas dienas
atgādinājumam un sekojošai tam svinēšanai. Pie kam,
visus notikumus ir jāvar kopēt līdz zināmam laikam. Piemēram,
medicīnisko apkalpošanu, zāļu izsniegšanu konkrētam
iemītniekam var ieplānot uz nedēļu, mēnesi vai citu laiku, ko nosaka
ārsta ordinācija. Tādā veidā kopējot katram iemītniekam domātās
aprūpes visā nozīmētā laika diapazonā automātiski parādās notikumi ar
visiem ievadītiem laukiem un piestiprinātiem failiem. Uz kalendāra ir
jābūt redzamam apkopes veicēja un iemītnieka vārdi un uzvārdi, kuram
tiek plānota vai jau veikta apkope.
Atskaites
Programma paredz divus atskaišu veidus – sagatavotus izdrukai, un uz ekrāna skatāmas atskaites. Pēdējais variants ir labāks tāpēc, ka tas ļauj taupīt papīru un ir iegūstams jebkurā Programmas darbības momentā un jebkurā Uzņēmuma lokālajā tīklā ieslēgtajā datorā. Kad izvēlās atskaites skatīšanu, parādās sekojošais ekrāns:
Pa kreisi ir redzams, ka Programmas lietotājam ir iespējams pašam uzlikt filtru vēlamai atskaitei. Atkaiti var pieprasīt par jebkuru laika diapazonu ar sekojošiem filtriem jebkurā to kombinācijā:
par konkrētu Uzņēmuma iemītnieku (Klientu);
par jebkuru Uzņēmuma darbības nozari;
par jebkuru Uzņēmuma darbinieku – pakalpojumu sniedzēju;
par jebkuru apkopes veidu (Kontakta veidu);
var uzlikt filtru arī par apkopes rezultātiem – darbi izpildīti, izpildīti daļēji vai pārcelti uz citu laiku.
Atsevišķi var pieprasīt atskaiti par neizpildītajiem apkopes gadījumiem, ar ķeksīti atzīmējot lauku uz ekrāna “Nav rezultāta”. Tāda atskaite ir speciāli domāta apkopes darbu izpildes kontrolei.
Tāda atskaišu sistēma jāļauj pieprasīt un saņemt ļoti lielu atskaišu skaitu, ja rēķina, iespējamos uzliekamo filtru variantus. Tā, piemēram, var pieprasīt, kas un kad sniedza konkrētam iemītniekam konkrētu aprūpes veidu, ja grib noskaidrot kaut kādu apkopes nelabvēlīgu seku iemeslus, un darbiniekus, kuriem bija saistība ar konkrēta iemītnieka apkopi.
Ja Programmas lietotājs izvēlas atskaiti “Sarakstā”, tad tiek rādīts notikumus saraksts, sakārtots pēc notikumu laika. Katrā no notikumiem var “ieiet” ar Enter taustiņa palīdzību un redzēt visu notikuma informāciju. Turpat informāciju var papildināt, labot un dzēst, atzīmēt izpildes gaitu un pāriet uz cita notikuma kartiņu. Tas ir ļoti ērti gadījumā, kad ar pakalpojumu sniedzējiem tiek apspriesta neizpildīti apkopes gadījumi.
2.3.2. Planšetdatoros
Lai samazinātu uzskaites darbu, žurnālus un citus papīra ierakstus, apkopes darbiniekiem tiek izstrādāts Programmas variants, kas strādā uz planšetes. Planšetes programma, kā tas bija minēts iepriekš, strādā WiFi, un apkopi veicošs Uzņēmuma darbinieks informāciju par paveikto jāvar ērtā veidā var ievadīt tieši palātā, kur notiek iemītnieku apkope. Palaižot programmu, tiek prasītas piekļuves parole. Pirms tam stacionārajā datorā katram darbiniekam tiek šī parole piešķirta, Ir ļoti svarīgi, lai parole paliktu konfidenciāla. Tas tādēļ, lai nenotiktu ļaunprātīga Programmas izmantošana un informācijas ievadīšana ar citu vārdu. Ievadot savu paroli, Programmas operatoram ir jārāda tikai viņam plānotie apkopes darbi, sakārtoti laikā. Tas ir redzams zemāk parādītajā attēlā:
Kad
Programma ir palaista, apkopes veicējam tiek rādīts sistēmas datums
un laiks, kā arī viņam veicamo apkopes darbu saraksts. Ar
dubultklikšķi uz notikuma sarakstā, planšetes
Programmas lietotājs var redzēt piezīmi pa notikumu un iespēju
ievadīt apkopes rezultātu.
Tādējādi Programmas lietotājs ar vienkāršām darbībām uz
planšetdatora var redzēt sev paredzētos darbus, jau izpildītos
darbus un ievadīt informāciju par to izpildi. Turklāt izpildes
ierakstā ir jābūt redzamam faktisko izpildes laiku, kas var
atšķirties no plānotā. Tas palīdz orientēties darbu izpildes
laikā, un redzēt cik savlaicīgi notiek apkope.
3. Izstrādes izmaksas un termiņi.
AVS tiek uzdots pielāgot savu Kalendāra programmu un izveidot nepieciešamos papildus modeļus 1 mēneša laikā pēc līguma noslēgšanas un Uzņēmuma tehniskās un organizatoriskās gatavības darbam ar Programmu. Aptuvenās Programmas projektēšanas izmaksas ir 800 EUR + PVN. Šajās izmaksās ir paredzēta lietotāju apmācība, kuras kārtība tiek atrunāta līgumā, kas tiek noslēgts pēc šī tehniskā uzdevuma apstiprināšanas.
Izmaksās netiek iekļauta planšetdatoru iegāde un Uzņēmuma lokālā tīkla sagatavošana darbam ar Programmu – WiFi tīkls, stacionāro datoru darbs lokālajā tīklā.
Noslēgums
AVS ir jābūt gatavam modernizēt Programmu ar mērķi uzlabot tās darbu. Turpmāk Programma varētu izmantot iemītnieku un apkopes darbu veicēju identifikācijai svītru kodus vai cilvēku biometriskos rādītājus – pirkstu nospiedumu nolasītājus. Videokameras varētu veikt apkopes procesa ierakstu un “piestiprināšanu” pie apkopes notikuma. Apkopes procesos ar laiku varētu izmantot Internet resursus, ka palielinās Uzņēmuma darbības informācijas kapacitāti.
Sagatavoja AVS prokūrists Andis Beļavskis
2014.
gada 18.decembrī