Apstiprinu

                                                                                                                                                                     Pansionāta Madliena direktors

                                                                                                                                                                     Alvars Šteinbergs

                         Tehniskais uzdevums Pansionāta Madliena iemītnieku aprūpes uzskaites programmas izstrādāšanai

Ievads

Tehniskais uzdevums Pansionāta Madliena (Uzņēmums) iemītnieku aprūpes uzskaites programmas (Programma) izstrādāšanai radies pēc iepriekšējās iemītnieku uzskaites programmas modernizēšanas, kas bija nepieciešama sakarā ar jauna tipa datoru un jaunu operācijas sistēmu rašanas programmēšanas jomā. Pēdējā laikā arvien populārāki kļūst mobilie datori – planšetes, kas dod iespēju veidot uzskaiti arvien precīzāku un ātrāku. Tas samazinās uzskaites darba rutīnu un uzlabo Uzņēmuma iemītnieku apkalpošanas kvalitāti un samazina uzskaites izdevumus. Turklāt, papildus iepriekš izstrādātai iemītnieku statiskai uzskaitei, ir nepieciešams plānot aprūpi, medicīnas procedūras, iemītnieku aktivitātes (brīvais laiks + fizioterapija, vingrošana un sociālās aktivitātes. Ir svarīgi arī kontrolēt šo plānu izpildi. Sakarā ar to A.V.S. SIA (AVS) tiek uzdots sekojošais.]

1. Tehniskā shēma

AVS ir jāizstrādā Programma, kas strādātu Uzņēmuma lokālajā datoru tīklā un mobilajās ierīcēs (planšetēs), kā tas ir parādīts shēmā:

Shēmā ir redzams, ka sākotnēji ar Programmu strādās 3 stacionārajos datoros, kas, tāpat kā 3 planšetdatori, ir Programmas darba stacijas. Programma un datu bāzes, kas tiek instalētas uz esošās iemītnieku datu bāzes pamata, tiek izvietotas uz Uzņēmuma servera. Ja Uzņēmuma serverim ir izdalīta IP adrese, tad ir iespējams Programmu ir jāvar lietot ārpus uzņēmuma teritorijas, jebkurā datorā, kurā ir Internets. Pie tam ir jāievēro informācija konfidencialitāte.

Shēmā parādīts, ka planšetes tiek pieslēgtas pie programmas ar WiFi (bezvadu) savienojuma palīdzību. Tas nozīmē, kas visās vietās, kur notiek Uzņēmuma iemītnieku apkalpošana, un būs vajadzīga darbība ar Programmu, ir jābūt WiFi pārklājumam. Ja to ir grūti nodrošināt, tad planšetes var būt aprīkotas ar GSM (Global System for Mobile communications ) iespējām, kas arī var nodrošināt ar Internet pieslēgumu visur, kur ir GSM pārklājums. Ņemot vērā to, ka planšetes un stacionārās darba stacijas pie Programmas uz servera tiek pieslēgtas RDP (Attālinātās Darba Vietas) režīmā, Programmas darbam jābūt apmierinošam arī ar GSM informācijas apmaiņas ātrumu

AVS tiek uzdots uzlikt Programmu uz Uzņēmuma servera un nodrošināt Programmas darbu visās darba stacijās.







2. Programma.

Programma tiek veidota uz AVS Kalendāra programmas bāzes, pielāgojot to Uzņēmuma iemītnieku aprūpes vajadzībām. Programmas SQL tipa datu bāze un izpildāmais (EXE) fails atrodas uz uzņēmuma servera. Programmā aprūpes notikumi tiek plānoti katram no iemītniekiem individuāli, uz konkrētu dienu, vai ar kaut kādu periodiskumu – kādās nedēļas dienās, mēneša datumos, vai gadā 1 reizi. Tādam periodiskumam jābūt iespējamam neierobežotā laika posmā, kamēr iemītniekam sniedzamie pakalpojumi ir aktuāli. Tāda pieeja ļauj nekad neaizmirst kaut kādus ieplānotos aprūpes gadījumus. Programmas operatoram ir jābūt iespējai ievadīt aprūpes notikuma rezultāta informāciju – aprūpe notika (un kā), tiek pārcelta, vai nenotika pilnā apjomā (kāpēc).

Lai nodrošinātu aprūpes darba vadību un uzskaiti tiek pielietoti sekojošas datu bāzes un klasifikatori:

2.1. Iemītnieku datu bāze, kas Programmā tiek izsaukti kā klienti – Fiziskās personas


Attēlā ir redzams, ka no esošas Iemītnieku uzskaites programmas informācija tiek saņemta un sakārtota tā, ka tiek rādīta alfabētiskajā kārtībā. Pie kam, poga “Jauns klients” šeit nozīmē pārbaudīt iepriekš izstrādāto datu bāzi un no tās paņemt jaunpienākušos iemītniekus, un izslēgt no saraksta no Uzņēmuma aizgājušus iemītniekus. Šajā sarakstā ir jābūt redzamai tikai iemītnieku pamata informācijai. Informācija par personas kodu, kad iemītnieks ienāca, tautība, pilsonība un cita detalizēta informācija par iemītnieku ir redzama iepriekš izstrādātajā programmā. Ja Programmas operators, veicot aprūpes darba plānošanu un tā kontroli, grib redzēt smalkāku informāciju par iemītnieku, viņš var vienlaicīgi palaist arī esošo iemītnieku uzskaites programmu un ieskatīties arī tajā redzamajā informācijā.

2.2. Klasifikatori

2.2.1. Aprūpes notikumu (kontaktu ar iemītniekiem) veidi:


Attēlā ir redzams, ka kompetents Programmas lietotājs varā papildināt, labot un dzēst notikumu veidu klasifikatoru, ja tas ir nepieciešams. Šī informācija ir klasificējama, lai to vieglāk ievadīt programmā - vienkārši izvēlēties no saraksta ar peli, vai nospiežot pirmos notikumu nosaukumu burtus. Klasifikatoru (arī citus sarakstus) var sakārtot notikumu kodu kārtībā, uzklikšķinot uz kolonas nosaukuma “Kods”.

2.2.2. Uzņēmuma darbinieku saraksts


Šis klasifikators uzturams (jauns, labot, dzēst) tāpat kā notikumu klasifikators. Darbinieku saraksts ir nepieciešams plānojot aprūpes notikumus (kontaktus ar iemītniekiem), piestiprinot pie tā atbildīgo par aprūpi no Uzņēmuma darbinieka vidus. Tam arī jāļauj sniegt atskaites par to, kā tiek veikta aprūpe Uzņēmuma darbinieku griezumos. Uzņēmuma darbiniekiem jābūt piešķirtiem kodiem. Ar – zīmi, lai viņus atšķirtu no iemītniekiem, kas atrodīsiies vienā fizisko personu sarakstā. Tādu nošķirtību vēl veidos lauks “Mūsu darbinieks”, ja atver fiziskās personas kartiņu. Kartiņu izmanto, ja ievada jaunu, grib labot vai dzēst darbinieku no saraksta:


Kā jau tika pieminēts, iemītnieku saraksts tiek papildināts, labots un dzēsts iepriekš izstrādātā iemītnieku uzskaites programmā, jo tā paredz daudz plašākas informācijas ievadīšanu par iemītniekiem, nekā par darbiniekiem.

2.2.3. Uzņēmuma darbības nozares, struktūrvienības


Tas ir klasifikators, kas ļaus sadalīt sniedzamos pakalpojumus pa Uzņēmuma darbības nozarēm (struktūrvienībām). Te nav domātas Uzņēmuma oficiālas struktūrvienības, bet gan virtuālās, kuras izvēlās, plānojot aprūpes notikumus. Tas vajadzīgs, lai varētu saņemt atskaites pār plānotajiem šajās darbības nozares aprūpes notikumiem, arī par notikušajiem. Kombinācijā ar citiem klasifikatoriem, tas ļaus iegūt informāciju par iemītnieku aprūpi daudz dažādos interesantos griezumos.

2.2.4. Aprūpes notikumu iznākumi


Šis klasifikators ir nepieciešams pirmkārt, lai kontrolētu aprūpes darbinieku pienākumu izpildi. Ja notikums, ieplānotais aprūpes gadījums netiek izpildīts savlaicīgi, nedēļas vai dienas notikumu attēlā šādi aprūpēs gadījumi ir speciāli dzeltenā krāsā jāiekrāso. Tas darīs uzmanīgus gan tos, kuriem šie darbi ir jāizpilda. Arī Uzņēmuma administrāciju, lai savlaicīgi brīdinātu aprūpes darbiniekus par pienākumu savlaicīgu pildīšanu.

2.3. Programmas darbība

2.3.1. Stacionārajos datoros


Kad programma tiek palaista stacionārajos datoros, tad parādās sekojošs interfeiss:

Augšējā kreisajā ekrāna pusē ir jābūt iespējām uzlikt filtru par sekojošiem aprūpes parametriem: klients (iemītnieki), kontaktu (aprūpes) veids, mūsu (Uzņēmuma) darbinieks, kas veic aprūpi, struktūrvienība (aprūpes nozari) un par kontakta (aprūpes) rezultātu. Tas nozīmē, ka izvēloties kādu no iemītniekiem, vai kāda no iepriekš aprakstīto klasifikatoru parametriem uz ekrāna (kalendāra) ailēs paliks notikumi, kuri atbilst izvēlētiem filtra parametriem. Filtram ir jābūt ērti noņemamam.

Ekrāna labajā augšējā pusē ir jābūt kalendāram, ar kura palīdzību var izvēlēties citu dienu (nedēļu, mēnesi, gadu) lai caurlūkotu informāciju citā laika diapazonā. Ekrāna augšējā vidusdaļa ir jābūt pogai, nospiežot kuru, var saņemt atskaites, par kurām tiks runāts turpmāk. Ekrāna lejas daļā ir jābūt iespējai, ka Programmas kalendāru var pārslēgt no nedēļas skata uz dienas skatu, kurā ir smalkāk redzams katra apkopi veicoša darbinieka darba plāns un izpilde konkrētai dienai. Tas ļauj optimizēt darbu plānošanu un uzlabot katra darbinieka darba kontroli.

Kontakta, apkopes notikuma ievads notiek sekojošā veidā. Stāvot uz kalendāra kādas dienas laika pēc Ins taustiņa nospiešanas jāparādās notikuma kartiņai:

   Kartiņā ir redzami “aqua” krāsas lauki. Ja uz tiem iztaisa dubultklikšķi, parādās vai nu Uzņēmuma iemītnieks (Klients), vai nu kāds no iepriekš aprakstītajiem klasifikatoriem, kurus izmanto, lai aprakstītu plānoto aprūpes gadījumu. Piemērā ir redzams, Šteinbergs Alvils 16.12.2014 8:30 veiks matu griešanu, kas pēc Uzņēmuma darbības nozaru klasifikācijas atbilst “Ēdināšana un aprūpe”. Ja saistībā ar šo aprūpi vēl ir kāda persona un Uzņēmuma vai ārpus tā, to var ievadīt no fizisko personu saraksta.

Piezīme ir vieta, kur var ievadīt neklasificējamu, neformālu tekstu, kas var kaut kā informēt vai palīdzēt aprūpes veicējam. Ekrāna lejas daļa ir redzams, ka pie šī aprūpes gadījuma kartiņas var piestiprināt kādus dokumentu no datora. Šajā gadījumā ir piestiprināts fails ar nosaukumu “Etiķete”, kas varētu būt frizūras nosaukums. Tajā aprūpes laikā var ieskatīties ar peles dubultklikšķa palīdzību, izsaucot frizūras bildi.

Lai sevišķi izceltu, vai atzīmētu atsevišķu nozaru notikumus, kartiņas lejas daļā ir iespēja izmainīt notikuma krāsu. Piemērā ir izvēlēta notikuma “lime” krāsa.

Parasti vēl nenotikušiem un pabeigtiem aprūpes notikumiem ir jābūt neuzkrītošai, piemēram, “aqua” krāsai. Tiem aprūpes notikumiem, kuri nav savlaicīgi pabeigti, automātiski krāsojas dzeltenā krāsā. Tas vērš uzmanību uz notikumu, palielina kalendāra uzskaitamību un uzlabo kontroles iespējas.
















Lai, plānojot aprūpi nav jāvada notikumi katrā tam paredzētā dienā un laikā, notikumam ir jāparedz kopēšana. Aprūpes notikumus jāvar plānot (kopēt) uz katras nedēļas jebkuru dienu (dienām), arī uz jebkuru mēneša datumiem. Katra gada konkrētā datumā notikuma kopēšana var pielietot iemītnieku dzimšanas dienas atgādinājumam un sekojošai tam svinēšanai. Pie kam, visus notikumus ir jāvar kopēt līdz zināmam laikam. Piemēram, medicīnisko apkalpošanu, zāļu izsniegšanu konkrētam iemītniekam var ieplānot uz nedēļu, mēnesi vai citu laiku, ko nosaka ārsta ordinācija. Tādā veidā kopējot katram iemītniekam domātās aprūpes visā nozīmētā laika diapazonā automātiski parādās notikumi ar visiem ievadītiem laukiem un piestiprinātiem failiem. Uz kalendāra ir jābūt redzamam apkopes veicēja un iemītnieka vārdi un uzvārdi, kuram tiek plānota vai jau veikta apkope.

Atskaites

Programma paredz divus atskaišu veidus – sagatavotus izdrukai, un uz ekrāna skatāmas atskaites. Pēdējais variants ir labāks tāpēc, ka tas ļauj taupīt papīru un ir iegūstams jebkurā Programmas darbības momentā un jebkurā Uzņēmuma lokālajā tīklā ieslēgtajā datorā. Kad izvēlās atskaites skatīšanu, parādās sekojošais ekrāns:

Pa kreisi ir redzams, ka Programmas lietotājam ir iespējams pašam uzlikt filtru vēlamai atskaitei. Atkaiti var pieprasīt par jebkuru laika diapazonu ar sekojošiem filtriem jebkurā to kombinācijā:

Atsevišķi var pieprasīt atskaiti par neizpildītajiem apkopes gadījumiem, ar ķeksīti atzīmējot lauku uz ekrāna “Nav rezultāta”. Tāda atskaite ir speciāli domāta apkopes darbu izpildes kontrolei.

Tāda atskaišu sistēma jāļauj pieprasīt un saņemt ļoti lielu atskaišu skaitu, ja rēķina, iespējamos uzliekamo filtru variantus. Tā, piemēram, var pieprasīt, kas un kad sniedza konkrētam iemītniekam konkrētu aprūpes veidu, ja grib noskaidrot kaut kādu apkopes nelabvēlīgu seku iemeslus, un darbiniekus, kuriem bija saistība ar konkrēta iemītnieka apkopi.





Ja Programmas lietotājs izvēlas atskaiti “Sarakstā”, tad tiek rādīts notikumus saraksts, sakārtots pēc notikumu laika. Katrā no notikumiem var “ieiet” ar Enter taustiņa palīdzību un redzēt visu notikuma informāciju. Turpat informāciju var papildināt, labot un dzēst, atzīmēt izpildes gaitu un pāriet uz cita notikuma kartiņu. Tas ir ļoti ērti gadījumā, kad ar pakalpojumu sniedzējiem tiek apspriesta neizpildīti apkopes gadījumi.

2.3.2. Planšetdatoros

Lai samazinātu uzskaites darbu, žurnālus un citus papīra ierakstus, apkopes darbiniekiem tiek izstrādāts Programmas variants, kas strādā uz planšetes. Planšetes programma, kā tas bija minēts iepriekš, strādā WiFi, un apkopi veicošs Uzņēmuma darbinieks informāciju par paveikto jāvar ērtā veidā var ievadīt tieši palātā, kur notiek iemītnieku apkope. Palaižot programmu, tiek prasītas piekļuves parole. Pirms tam stacionārajā datorā katram darbiniekam tiek šī parole piešķirta, Ir ļoti svarīgi, lai parole paliktu konfidenciāla. Tas tādēļ, lai nenotiktu ļaunprātīga Programmas izmantošana un informācijas ievadīšana ar citu vārdu. Ievadot savu paroli, Programmas operatoram ir jārāda tikai viņam plānotie apkopes darbi, sakārtoti laikā. Tas ir redzams zemāk parādītajā attēlā:


Kad Programma ir palaista, apkopes veicējam tiek rādīts sistēmas datums un laiks, kā arī viņam veicamo apkopes darbu saraksts. Ar dubultklikšķi uz notikuma sarakstā, planšetes Programmas lietotājs var redzēt piezīmi pa notikumu un iespēju ievadīt apkopes rezultātu.


Tādējādi Programmas lietotājs ar vienkāršām darbībām uz planšetdatora var redzēt sev paredzētos darbus, jau izpildītos darbus un ievadīt informāciju par to izpildi. Turklāt izpildes ierakstā ir jābūt redzamam faktisko izpildes laiku, kas var atšķirties no plānotā. Tas palīdz orientēties darbu izpildes laikā, un redzēt cik savlaicīgi notiek apkope.

3. Izstrādes izmaksas un termiņi.

AVS tiek uzdots pielāgot savu Kalendāra programmu un izveidot nepieciešamos papildus modeļus 1 mēneša laikā pēc līguma noslēgšanas un Uzņēmuma tehniskās un organizatoriskās gatavības darbam ar Programmu. Aptuvenās Programmas projektēšanas izmaksas ir 800 EUR + PVN. Šajās izmaksās ir paredzēta lietotāju apmācība, kuras kārtība tiek atrunāta līgumā, kas tiek noslēgts pēc šī tehniskā uzdevuma apstiprināšanas.

Izmaksās netiek iekļauta planšetdatoru iegāde un Uzņēmuma lokālā tīkla sagatavošana darbam ar Programmu – WiFi tīkls, stacionāro datoru darbs lokālajā tīklā.

Noslēgums

AVS ir jābūt gatavam modernizēt Programmu ar mērķi uzlabot tās darbu. Turpmāk Programma varētu izmantot iemītnieku un apkopes darbu veicēju identifikācijai svītru kodus vai cilvēku biometriskos rādītājus – pirkstu nospiedumu nolasītājus. Videokameras varētu veikt apkopes procesa ierakstu un “piestiprināšanu” pie apkopes notikuma. Apkopes procesos ar laiku varētu izmantot Internet resursus, ka palielinās Uzņēmuma darbības informācijas kapacitāti.

Sagatavoja AVS prokūrists Andis Beļavskis


2014. gada 18.decembrī