Pansionāta iemītnieku aprūpes uzskaites un vadības programma

                                                             Apraksts un darbības instrukcija

Saturs

1. Programmas darbība stacionārajā datorā

2. Programmas darbība apraksts

3. Atskaites stacionārajos datoros.

4. Darbs ar planšetdatoru

Ievads

1. Programmas darbība stacionārajā datorā:

Programma tiek veidota uz AVS Kalendāra programmas bāzes, pielāgojot to Uzņēmuma iemītnieku aprūpes vajadzībām. Programmas SQL tipa datu bāze un izpildāmais (EXE) fails atrodas uz uzņēmuma servera. Programmā aprūpes notikumi tiek plānoti katram no iemītniekiem individuāli, uz konkrētu dienu, vai ar kaut kādu periodiskumu – kādās nedēļas dienās, mēneša datumos, vai gadā 1 reizi. Tādam periodiskumam jābūt iespējamam neierobežotā laika posmā, kamēr iemītniekam sniedzamie pakalpojumi ir aktuāli. Tāda pieeja ļauj nekad neaizmirst kaut kādus ieplānotos aprūpes gadījumus. Programmas operatoram ir jābūt iespējai ievadīt aprūpes notikuma rezultāta informāciju – aprūpe notika (un kā), tiek pārcelta, vai nenotika pilnā apjomā (kāpēc).

Lai nodrošinātu aprūpes darba vadību un uzskaiti tiek pielietoti sekojošas datu bāzes un klasifikatori

Sakarā ar to, ka jau iepriekš tika izstrādāta iemītnieku uzskaites programma un tā atbild par noteikta veida informācijas uzturēšanu, tad šajā iemītnieku aprūpes programmā nav nepieciešams ievadīt jaunu klientu, bet gan ar attēlā 2 redzamo pogu “Import DBF” pamata informācija ir paņemama no iemītnieku uzskaites programmas. Pie kam, tiek ņemta tikai aktuāla informācija, par Uzņēmumā aprūpē esošiem cilvēkiem.

Ja nospiež pogu “Labot”, katram no iemītniekiem ir iespējams papildināt informāciju ar klasificētu norādi uz stāvu, kurā dzīvo iemītnieks (skat att. zemāk). Tas dos iespēju plānot aprūpes notikumus pa stāviem, kā tas būs parādīts turpmāk.

Kad parādās paziņojums “Datu apmaiņa pabeigta”, tas nozīmē, ka informācija paņemta. Informācijas apmaiņa jāveic tikai tad, kad iemītnieku uzskaites programmā parādās jauni dati.

1.2. Klasifikatori

Programmu apkalpo rinda svarīgu klasifikatoru. Tie ir

1.2.1. Aprūpes notikumu (kontaktu ar iemītniekiem) veidi:

Attēlā ir redzams, ka kompetents Programmas lietotājs varā papildināt, labot un dzēst notikumu veidu klasifikatoru, ja tas ir nepieciešams. Šī informācija ir klasificējama, lai to vieglāk ievadīt programmā - vienkārši izvēlēties no saraksta ar peli, vai nospiežot pirmos notikumu nosaukumu burtus. Klasifikatoru (arī citus sarakstus) var sakārtot notikumu kodu kārtībā, uzklikšķinot uz kolonas nosaukuma “Kods”.

1.2.2. Uzņēmuma darbinieku saraksts

Šis klasifikators uzturams (jauns, labot, dzēst) tāpat kā notikumu klasifikators. Darbinieku saraksts ir nepieciešams plānojot aprūpes notikumus (kontaktus ar iemītniekiem), piestiprinot pie tā atbildīgo par aprūpi no Uzņēmuma darbinieka vidus. Tam arī jāļauj sniegt atskaites par to, kā tiek veikta aprūpe Uzņēmuma darbinieku griezumos. Uzņēmuma darbiniekiem jābūt piešķirtiem kodiem. Ar – zīmi, lai viņus atšķirtu no iemītniekiem, kas atrodīsiies vienā fizisko personu sarakstā. Tādu nošķirtību vēl veidos lauks “Mūsu darbinieks”, ja atver fiziskās personas kartiņu. Kartiņu izmanto, ja ievada jaunu, grib labot vai dzēst darbinieku no saraksta:

Kā jau tika pieminēts, iemītnieku saraksts tiek papildināts, labots un dzēsts iepriekš izstrādātā iemītnieku uzskaites programmā, jo tā paredz daudz plašākas informācijas ievadīšanu par iemītniekiem, nekā par darbiniekiem.

1.2.3. Uzņēmuma darbības nozares, struktūrvienības

Tas ir klasifikators, kas ļaus sadalīt sniedzamos pakalpojumus pa Uzņēmuma darbības nozarēm (struktūrvienībām). Te nav domātas Uzņēmuma oficiālas struktūrvienības, bet gan virtuālās, kuras izvēlās, plānojot aprūpes notikumus. Tas vajadzīgs, lai varētu saņemt atskaites pār plānotajiem šajās darbības nozares aprūpes notikumiem, arī par notikušajiem. Kombinācijā ar citiem klasifikatoriem, tas ļaus iegūt informāciju par iemītnieku aprūpi daudz dažādos interesantos griezumos.

2.2.4. Aprūpes notikumu rezultāti

Šis klasifikators ir nepieciešams pirmkārt, lai kontrolētu aprūpes darbinieku pienākumu izpildi. Ja notikums, ieplānotais aprūpes gadījums netiek izpildīts savlaicīgi, nedēļas vai dienas notikumu attēlā šādi aprūpēs gadījumi ir speciāli dzeltenā krāsā jāiekrāso. Tas darīs uzmanīgus gan tos, kuriem šie darbi ir jāizpilda. Arī Uzņēmuma administrāciju, lai savlaicīgi brīdinātu aprūpes darbiniekus par pienākumu savlaicīgu pildīšanu.

2.Programmas darbība apraksts

2.1. Stacionārajos datoros. Par Programmas darbību Kalendāra vai CRM (Customer relationship managment, darbs ar klientiem) ir aprakstīts šeit - http://www.avs.lv/Kalendars/CRM.html

Tomēr Uzņēmums veic specifisku klientu apkalpošanu. Tādēļ tam tiek speciāli pielāgots arī stacionārajā datorā strādājošs Kalendāra modulis.

Augšējā kreisajā ekrāna pusē ir jābūt iespējām uzlikt filtru par sekojošiem aprūpes parametriem: klients (iemītnieki), kontaktu (aprūpes) veids, mūsu (Uzņēmuma) darbinieks, kas veic aprūpi, struktūrvienība (aprūpes nozari) un par kontakta (aprūpes) rezultātu. Tas nozīmē, ka izvēloties kādu no iemītniekiem, vai kāda no iepriekš aprakstīto klasifikatoru parametriem uz ekrāna (kalendāra) ailēs paliks notikumi, kuri atbilst izvēlētiem filtra parametriem. Filtram ir jābūt ērti noņemamam.

Ekrāna labajā augšējā pusē ir jābūt kalendāram, ar kura palīdzību var izvēlēties citu dienu (nedēļu, mēnesi, gadu) lai caurlūkotu informāciju citā laika diapazonā. Ekrāna augšējā vidusdaļa ir jābūt pogai, nospiežot kuru, var saņemt atskaites, par kurām tiks runāts turpmāk. Ekrāna lejas daļā ir jābūt iespējai, ka Programmas kalendāru var pārslēgt no nedēļas skata uz dienas skatu, kurā ir smalkāk redzams katra apkopi veicoša darbinieka darba plāns un izpilde konkrētai dienai. Tas ļauj optimizēt darbu plānošanu un uzlabot katra darbinieka darba kontroli.

Kontakta, apkopes notikuma ievads notiek sekojošā veidā. Stāvot uz kalendāra kādas dienas laika pēc Ins taustiņa nospiešanas jāparādās notikuma kartiņai:

Kalendāra programmā speciāli iemītnieku aprūpes vajadzībām ir izveidota poga Ģenerēt notikumus:

Nospiežot šo pogu, Programmas operatoram rodas iespēja ievadīt plānotos aprūpes notikumus veselai iemītnieku grupai. Piemēram stāvā dzīvojošiem. Tā kā tas ir parādīts attēlā zemāk:

Kad ir ievadīti obligātie notikuma lauki – mūsu darbinieks, kontakta (aprūpes) veids, laiks un datums. Programmas operators var izvēlēties iemītnieku grupu un tai visai ieplānot notikumus. Pie kam, ar ekrāna lejas daļa redzamām pogām izvēli var noņemt (“-” zīme) un atkal visiem noteikt ar “+” zīmi. Arī katram no iemītniekiem notikumu var noņemt un pielikt ar peles labo taustiņu uzklikšķinot uz atzīmi saraksta kreisajā kolonā. Tādējādi, izmantojot automātisko notikumu ģenerāciju, Programmai ir iespējams notikumu ieplānot jebkuram iemītnieku skaitam noteiktā dienā un laikā.

Notikumus var ievadīt arī individuāli katram iemītniekam, izmantojot notikuma kartiņu.

Notikuma Kartiņā ir redzami “aqua” krāsas lauki. Ja uz tiem iztaisa dubultklikšķi, parādās vai nu Uzņēmuma iemītnieks (Klients), vai nu kāds no iepriekš aprakstītajiem klasifikatoriem, kurus izmanto, lai aprakstītu plānoto aprūpes gadījumu. Piemērā ir redzams, Šteinbergs Alvils 16.12.2014 8:30 veiks matu griešanu, kas pēc Uzņēmuma darbības nozaru klasifikācijas atbilst “Ēdināšana un aprūpe”. Ja saistībā ar šo aprūpi vēl ir kāda persona un Uzņēmuma vai ārpus tā, to var ievadīt no fizisko personu saraksta.

Piezīme ir vieta, kur var ievadīt neklasificējamu, neformālu tekstu, kas var kaut kā informēt vai palīdzēt aprūpes veicējam. Ekrāna lejas daļa ir redzams, ka pie šī aprūpes gadījuma kartiņas var piestiprināt kādus dokumentu no datora. Šajā gadījumā ir piestiprināts fails ar nosaukumu “Etiķete”, kas varētu būt frizūras nosaukums. Tajā aprūpes laikā var ieskatīties ar peles dubultklikšķa palīdzību, izsaucot frizūras bildi.

Lai sevišķi izceltu, vai atzīmētu atsevišķu nozaru notikumus, kartiņas lejas daļā ir iespēja izmainīt notikuma krāsu. Piemērā ir izvēlēta notikuma “lime” krāsa.

Parasti vēl nenotikušiem un pabeigtiem aprūpes notikumiem ir jābūt neuzkrītošai, piemēram, “aqua” krāsai. Tiem aprūpes notikumiem, kuri nav savlaicīgi pabeigti, automātiski krāsojas dzeltenā krāsā. Tas vērš uzmanību uz notikumu, palielina kalendāra uzskaitamību un uzlabo kontroles iespējas.

Lai, plānojot aprūpi nav jāvada notikumi katrā tam paredzētā dienā un laikā, notikumam ir jāparedz kopēšana. Aprūpes notikumus jāvar plānot (kopēt) uz katras nedēļas jebkuru dienu (dienām), arī uz jebkuru mēneša datumiem. Katra gada konkrētā datumā notikuma kopēšana var pielietot iemītnieku dzimšanas dienas atgādinājumam un sekojošai tam svinēšanai. Pie kam, visus notikumus ir jāvar kopēt līdz zināmam laikam. Piemēram, medicīnisko apkalpošanu, zāļu izsniegšanu konkrētam iemītniekam var ieplānot uz nedēļu, mēnesi vai citu laiku, ko nosaka ārsta ordinācija. Tādā veidā kopējot katram iemītniekam domātās aprūpes visā nozīmētā laika diapazonā automātiski parādās notikumi ar visiem ievadītiem laukiem un piestiprinātiem failiem. Uz kalendāra ir jābūt redzamam apkopes veicēja un iemītnieka vārdi un uzvārdi, kuram tiek plānota vai jau veikta apkope.

Programmas operators kādu no klientam sniedzamajiem pakalpojumiem vai aprūpēm var iezīmēt ar speciālu krāsu. Tas izcelsies visu notikumu aiļu vidū. Nav vēlams speciāli atzīmēt notikumus dzeltenā vai aqua krāsās, jo šīs krāsas jau tiek izmantotas nokavēto (dzeltena) un savlaicīgi izpildīto (aqua) notikumu atzīmēšanai.

3. Atskaites stacionārajos datoros.

Programma paredz divus atskaišu veidus – sagatavotus izdrukai, un uz ekrāna skatāmas atskaites. Pēdējais variants ir labāks tāpēc, ka tas ļauj taupīt papīru un ir iegūstams jebkurā Programmas darbības momentā un jebkurā Uzņēmuma lokālajā tīklā ieslēgtajā datorā. Kad izvēlās atskaites skatīšanu, parādās sekojošais ekrāns:

Pa kreisi ir redzams, ka Programmas lietotājam ir iespējams pašam uzlikt filtru vēlamai atskaitei. Atkaiti var pieprasīt par jebkuru laika diapazonu ar sekojošiem filtriem jebkurā to kombinācijā:

• par konkrētu Uzņēmuma iemītnieku (Klientu);

• par jebkuru Uzņēmuma darbības nozari;

• par jebkuru Uzņēmuma darbinieku – pakalpojumu sniedzēju;

• par jebkuru apkopes veidu (Kontakta veidu);

• var uzlikt filtru arī par apkopes rezultātiem – darbi izpildīti, izpildīti daļēji vai pārcelti uz citu laiku.

Atsevišķi var pieprasīt atskaiti par neizpildītajiem apkopes gadījumiem, ar ķeksīti atzīmējot lauku uz ekrāna “Nav rezultāta”. Tāda atskaite ir speciāli domāta apkopes darbu izpildes kontrolei.

Tāda atskaišu sistēma jāļauj pieprasīt un saņemt ļoti lielu atskaišu skaitu, ja rēķina, iespējamos uzliekamo filtru variantus. Tā, piemēram, var pieprasīt, kas un kad sniedza konkrētam iemītniekam konkrētu aprūpes veidu, ja grib noskaidrot kaut kādu apkopes nelabvēlīgu seku iemeslus, un darbiniekus, kuriem bija saistība ar konkrēta iemītnieka apkopi.

Ja Programmas lietotājs izvēlas atskaiti “Sarakstā”, tad tiek rādīts notikumus saraksts, sakārtots pēc notikumu laika. Katrā no notikumiem var “ieiet” ar Enter taustiņa palīdzību un redzēt visu notikuma informāciju. Turpat informāciju var papildināt, labot un dzēst, atzīmēt izpildes gaitu un pāriet uz cita notikuma kartiņu. Tas ir ļoti ērti gadījumā, kad ar pakalpojumu sniedzējiem tiek apspriesta neizpildīti apkopes gadījumi.

4. Darbs ar planšetdatoru

Mūsdienās ir iespējams programmu izmantot planšetdatoros (planšetēs). Planšetē, kas tiek pieslēgta AwiFi (bezvadu) pie servera, tiek palaista speciāla AVS Kalendāra programmu, ar kuras palīdzību Programmas operators var redzēt savus aprūpes uzdevumus, to stāvokli un ievadīt informāciju par aprūpes notikuma rezultātiem.

4.1. Pieslēgties pie servera.

Ieslēdzot planšeti uz tās darba virsmas atrodas (vai atrodama) ikoniņa 2X (skat. Attēlu zemāk.

Kad uz skārienjūtīgā ekrāna ar pirksta nospiešanu tiek palaista šī RDP (Remote Desktop Point) programma, tā piedāvā pagaidām vienīgo iespēju pieslēgties pie Programmas planšetei domātās programmas Kalendars

Kad tāda izvēlne tiek palaista, Programma prasa ievadīt paroli. Tā ir ļoti nepieciešama sekojošu Programmas darbības nosacījumu dēļ:

• lai nepieļauti nesankcionētu Programmas lietotāju piekļuvei pie informācijas ievada;

• lai Programma “zina” kurš aprūpes darbinieks lieto programmu, lai viņam piedāvātu tikai viņam pienākošos aprūpes uzdevumus

Kad Programma tiek palaista, uz planšetes datora parādās 1. darbinieka (praktiski Programmā tiek ievadīti darbinieku vārdi un uzvārdi) aprūpes plāns (skat. attēlu zemāk). Uz ekrāna parauga ir redzams aprūpes plānotais laiks, iemītnieks un viņa palāta, aprūpes (apkopes) nosaukums un rezultāta aile, ko aizpilda Uzņēmuma darbinieks uz vietas, manipulējot ar planšetes skārienjūtīgo ekrānu.

Ir jāpiezīmē, ka ar aqua krāsu iezīmētas rindiņas, kurās ir informācija ar savlaicīgi izpildītiem aprūpes gadījumiem. Dzelteni iekrāsoti ir gadījumi, kad aprūpe ir nokavēta. Par to liecina plānotais darba laiks un sistēmas pulkstenis ekrāna kreisajā labējā stūrī, kur redzams arī datums. Aprūpes notikumi, kuri nav izpildīti, bet to izpildes laiks vēl nav pienācis, netiek iekrāsoti vispār. Piemērā zemāk redzams Auguļa Pētera mutes dobuma higiēna, kura jāveic 17:30, esot pareizam laikam 17:03.

Ir jāpiezīmē, ka atzīmi par aprūpes izpildi var veikt arī dzelteni iekrāsotiem (nokavētiem) aprūpes notikumiem. Tepat ekrāna labējā augšējā stūri ir redzama poga “Aizvērt”, ar kuru korekti var beigt darbu ar programmu.

Kad konkrēta aprūpe ir beigta, Programmas operators nospiež pogu “Pierakstīt rezultātu” Atveras logs, kurā ir iespēja ievadīt klasificētu aprūpes notikuma rezultātu. Tie ir “Darbi izpildīti”, “Izpildīti daļēji” un pārcelts uz citu laiku”. Neformāla piezīme tiek ievadīta izsaucot no ekrāna augšējās daļas planšetes klaviatūru. Ekrāna aizpildīšanas piemērs ir redzams

Visi ieraksti un ziņas par aprūpes notikumiem tiek pierakstīti uz servera “On-line” režīmā un ir redzami iepriekš aprakstītajā Programmas stacionārā datora interfeisā un atskaišu sistēmē. Planšetes Programmas variants spēlē atgriezeniskās saites lomu Uzņēmuma iemītnieku aprūpes uzskaites un vadības sistēmā

Sagatavoja AVS prokūrists Andis Belavskis

2015. gada janvāris